Einungis fengið gögn úr þremur prósentum af rafrænum gagnakerfum ríkisins Atli Ísleifsson skrifar 1. júlí 2020 07:59 Þjóðskjalasafn Íslands við Laugaveg. Þjóðskjalasafn hefur einungis fengið gögn úr þremur prósentum af rafrænum gagnakerfum ríkisins og er hætta á að mikilvægar upplýsingar ríkisins geti glatast. Þetta kemur fram í nýrri skýrslu Þjóðskjalasafns Íslands sem unnin er úr könnun á meðferð skjala hjá afhendingarskyldum aðilum ríkisins sem framkvæmd var í febrúar. Þar sem segir að heilbrigðisstofnanir, dómstólar og lögregluembætti standi sig illa er kemur að því að uppfylla lög og reglur sem lúta að skjalavörslu og skjalastjórn. Í tilkynningu frá stofnuninni segir að könnunin leiði í ljós að þótt skjalavarsla og skjalastjórn ríkisins fari batnandi miðað við fyrri kannanir frá 2012 og 2016, þá sé enn víða pottur brotinn. Aðbúnaður í skjalageymslum sé almennt ekki nægilega góður og meðferð á tölvupóstum ábótavant. Á móti komi að ýmislegt horfi til betri vegar, til að mynda að störfum skjalastjóra hafi fjölgað og óheimil eyðing gagna sé nánast úr sögunni. Rafræn skjalavarsla skammt á veg komin „Í skýrslu Þjóðskjalasafns segir einnig að alvarlegt sé hve rafræn skjalavarsla ríkisins sé skammt á veg komin. Samkvæmt könnuninni eru 1.400 rafræn gagnakerfi í notkun hjá ríkinu en Þjóðskjalasafn hefur aðeins fengið tilkynningar um 20% þessara kerfa og gögn úr aðeins 40 gagnakerfum hafa verið afhent safninu til varðveislu, eða 3%. Þjóðskjalavörður segir mikilvægt að ríkið í heild setji sér markmið um að innan fárra ára verði það að mestu komið í rafræna skjalavörslu og pappírsskjalavarsla víki. Hagsmunir einstaklinga geta verið í húfi Ein afleiðing þess að ríkið hugi ekki að varðveislu rafrænna gagna getur verið sú að mikilvægar upplýsingar ríkisins tapist. Það getur haft ýmis neikvæð áhrif, s.s. að upplýsingaréttur almennings sé ekki virkur því gögn finnast ekki þegar á þarf að halda. Þá þýðir ástandið í rafrænum skjalamálum ríkisins einnig að miklu meira magn pappírsskjala er nú að finna hjá þeim sem eru afhendingarskyldir á gögnum sínum til Þjóðskjalasafns en í fyrri könnunum safnsins. Mörg hundruð stofnunum og lögaðilum á Íslandi er skylt að afhenda Þjóðskjalasafninu öll sín gögn til varðveislu,“ segir í tilkynningunni. Stjórnsýsla Mest lesið Leigubílstjóri grunaður um stórfellda líkamsárás rekinn Innlent Vill vita hvað Úkraínumenn vilja gera við bandarískar stýriflaugar Erlent Telja að eitt prósent þjóðarinnar sé haldið barnagirnd Innlent Vilja að Reykjavík lögsæki ríkið Innlent Hópslysaáætlun virkjuð á Snæfellsnesi Innlent „Við viljum bara grípa þau fyrr“ Innlent Maður dvaldi í Alþingishúsinu yfir nótt Innlent Ákærðar fyrir að auglýsa vændi en kaupendurnir ekki Innlent Handtekinn fyrir stórfellda líkamsárás í Dugguvogi Innlent Hafi tekið bílstjórann hálstaki meðan hann lá á flautunni Innlent Fleiri fréttir Leigubílstjóri grunaður um stórfellda líkamsárás rekinn Telja að eitt prósent þjóðarinnar sé haldið barnagirnd Maður dvaldi í Alþingishúsinu yfir nótt Vilja að Reykjavík lögsæki ríkið „Við viljum bara grípa þau fyrr“ Risaskuld, nýr flokkur og áheyrnarprufur hunda Hópslysaáætlun virkjuð á Snæfellsnesi Rúða brotin og flugeld kastað inn Riða staðfest á Kirkjuhóli Hafa þurft að sjóða vatnið í 79 daga Ágreiningur við ríkisstarfsmenn kostaði 642 milljónir á tíu árum Handtekinn fyrir stórfellda líkamsárás í Dugguvogi Farið yfir framboð hjá Miðflokknum „Það endaði bara með því að það var brotið á börnunum okkar“ Segir erfitt fyrir lækna að starfa við boðuð skilyrði Okkar borg – Þvert á flokka tekur slaginn í borginni „Hlýtur að hafa í sér fælingarmátt ef þú yrðir nafngreindur við slíka iðju“ Nauðgaði sofandi kærustu sem hafði ítrekað verið brotið gegn Stolt úthverfatútta en ekki lattelepjandi miðbæjarrotta Vændi á Norðurlandi og ósáttir læknar Sex slasaðir eftir árekstur á Jökuldalsheiði Jón biðst innilegrar afsökunar á umræðu um Grindavík Dómstólar neita Jóni Óttari um að fá afhenta haldlagða muni Ákærðar fyrir að auglýsa vændi en kaupendurnir ekki Einum veittir stunguáverkar og annar varð fyrir hópárás „Draumar geta ræst“ Grindvíkingum blöskrar umræðan í Vikunni Nýr formaður SUS vill sækja til hægri Miður að börn fylgi foreldrum en ekki öfugt Hafi tekið bílstjórann hálstaki meðan hann lá á flautunni Sjá meira
Þjóðskjalasafn hefur einungis fengið gögn úr þremur prósentum af rafrænum gagnakerfum ríkisins og er hætta á að mikilvægar upplýsingar ríkisins geti glatast. Þetta kemur fram í nýrri skýrslu Þjóðskjalasafns Íslands sem unnin er úr könnun á meðferð skjala hjá afhendingarskyldum aðilum ríkisins sem framkvæmd var í febrúar. Þar sem segir að heilbrigðisstofnanir, dómstólar og lögregluembætti standi sig illa er kemur að því að uppfylla lög og reglur sem lúta að skjalavörslu og skjalastjórn. Í tilkynningu frá stofnuninni segir að könnunin leiði í ljós að þótt skjalavarsla og skjalastjórn ríkisins fari batnandi miðað við fyrri kannanir frá 2012 og 2016, þá sé enn víða pottur brotinn. Aðbúnaður í skjalageymslum sé almennt ekki nægilega góður og meðferð á tölvupóstum ábótavant. Á móti komi að ýmislegt horfi til betri vegar, til að mynda að störfum skjalastjóra hafi fjölgað og óheimil eyðing gagna sé nánast úr sögunni. Rafræn skjalavarsla skammt á veg komin „Í skýrslu Þjóðskjalasafns segir einnig að alvarlegt sé hve rafræn skjalavarsla ríkisins sé skammt á veg komin. Samkvæmt könnuninni eru 1.400 rafræn gagnakerfi í notkun hjá ríkinu en Þjóðskjalasafn hefur aðeins fengið tilkynningar um 20% þessara kerfa og gögn úr aðeins 40 gagnakerfum hafa verið afhent safninu til varðveislu, eða 3%. Þjóðskjalavörður segir mikilvægt að ríkið í heild setji sér markmið um að innan fárra ára verði það að mestu komið í rafræna skjalavörslu og pappírsskjalavarsla víki. Hagsmunir einstaklinga geta verið í húfi Ein afleiðing þess að ríkið hugi ekki að varðveislu rafrænna gagna getur verið sú að mikilvægar upplýsingar ríkisins tapist. Það getur haft ýmis neikvæð áhrif, s.s. að upplýsingaréttur almennings sé ekki virkur því gögn finnast ekki þegar á þarf að halda. Þá þýðir ástandið í rafrænum skjalamálum ríkisins einnig að miklu meira magn pappírsskjala er nú að finna hjá þeim sem eru afhendingarskyldir á gögnum sínum til Þjóðskjalasafns en í fyrri könnunum safnsins. Mörg hundruð stofnunum og lögaðilum á Íslandi er skylt að afhenda Þjóðskjalasafninu öll sín gögn til varðveislu,“ segir í tilkynningunni.
Stjórnsýsla Mest lesið Leigubílstjóri grunaður um stórfellda líkamsárás rekinn Innlent Vill vita hvað Úkraínumenn vilja gera við bandarískar stýriflaugar Erlent Telja að eitt prósent þjóðarinnar sé haldið barnagirnd Innlent Vilja að Reykjavík lögsæki ríkið Innlent Hópslysaáætlun virkjuð á Snæfellsnesi Innlent „Við viljum bara grípa þau fyrr“ Innlent Maður dvaldi í Alþingishúsinu yfir nótt Innlent Ákærðar fyrir að auglýsa vændi en kaupendurnir ekki Innlent Handtekinn fyrir stórfellda líkamsárás í Dugguvogi Innlent Hafi tekið bílstjórann hálstaki meðan hann lá á flautunni Innlent Fleiri fréttir Leigubílstjóri grunaður um stórfellda líkamsárás rekinn Telja að eitt prósent þjóðarinnar sé haldið barnagirnd Maður dvaldi í Alþingishúsinu yfir nótt Vilja að Reykjavík lögsæki ríkið „Við viljum bara grípa þau fyrr“ Risaskuld, nýr flokkur og áheyrnarprufur hunda Hópslysaáætlun virkjuð á Snæfellsnesi Rúða brotin og flugeld kastað inn Riða staðfest á Kirkjuhóli Hafa þurft að sjóða vatnið í 79 daga Ágreiningur við ríkisstarfsmenn kostaði 642 milljónir á tíu árum Handtekinn fyrir stórfellda líkamsárás í Dugguvogi Farið yfir framboð hjá Miðflokknum „Það endaði bara með því að það var brotið á börnunum okkar“ Segir erfitt fyrir lækna að starfa við boðuð skilyrði Okkar borg – Þvert á flokka tekur slaginn í borginni „Hlýtur að hafa í sér fælingarmátt ef þú yrðir nafngreindur við slíka iðju“ Nauðgaði sofandi kærustu sem hafði ítrekað verið brotið gegn Stolt úthverfatútta en ekki lattelepjandi miðbæjarrotta Vændi á Norðurlandi og ósáttir læknar Sex slasaðir eftir árekstur á Jökuldalsheiði Jón biðst innilegrar afsökunar á umræðu um Grindavík Dómstólar neita Jóni Óttari um að fá afhenta haldlagða muni Ákærðar fyrir að auglýsa vændi en kaupendurnir ekki Einum veittir stunguáverkar og annar varð fyrir hópárás „Draumar geta ræst“ Grindvíkingum blöskrar umræðan í Vikunni Nýr formaður SUS vill sækja til hægri Miður að börn fylgi foreldrum en ekki öfugt Hafi tekið bílstjórann hálstaki meðan hann lá á flautunni Sjá meira