Sjö einkenni tilgangslausra funda Rakel Sveinsdóttir skrifar 26. ágúst 2020 09:00 Það er tilgangslaust að halda fundi ef þeir missa marks hjá fundargestum. Vísir/Getty Fundarmenning getur verið mjög mismunandi á milli vinnustaða. Á meðan sumir vinnustaðir leggja áherslu á að þeir séu markvissir og góðir eru aðrir sem huga alls ekki nógu vel að fyrirkomulaginu. Fyrir vikið geta fundirnir misst marks og verið fremur óvinsælir hjá starfsfólki. Sjö atriði eru sögð einkenna fundi sem fólk upplifir sem tilgangslausa. Þessi sjö atriði eru eftirfarandi. 1. Tilgangur er óljós Tilgangur með hverjum einasta fundi þarf að vera alveg skýr. Helst þarf fólk að vera upplýst um það fyrir fundinn hver tilgangurinn er, hvert meginumræðuefnið á að vera og hvaða markmiði ætlunin er að ná. 2. Fundarstjóri ætlar sér of mikið Algeng mistök eru of mikil dagskrá miðað við uppgefinn fundartíma en til þess að fundir séu góðir þarf fundarstjóri einnig að huga að öðrum málum. Oft getur það til dæmis reynst vel að fundarstjóri fái liðsmann með sér til að passa upp á sum atriði á fundi þannig að hann/hún geti einbeitt sér að meginmarkmiði fundarins. Þetta gæti verið tímastjórnunin, að passa upp á að veitingar séu veittar, að tölva sé tengd við skjá, skipti á kynningum í tölvu o.s.frv. 3. Fundarstjórinn er ekki nógu góður Það er mikilvægt fyrir alla fundarstjóra að gera sér grein fyrir því í hverju góð fundarstjórn felst. Og stundum þarf einfaldlega að horfast í augu við það að sumir einstaklingar eru ekkert endilega góðir fundarstjórar. Vísbending um þetta getur til dæmis verið ef fundir eiga það til að dragast alltaf á langinn. Þá getur það verið gott fyrir fundarstjóra að úthluta sumum verkefnum. Til dæmis að fá annan fundargest til að leiða umræðu sem er á sérsviði viðkomandi. 4. Þátttaka fundargesta er engin Ef fundir eru haldnir þar sem fundarstjóri heldur einræðu og engum öðrum er boðið að tjá sig eru líkur á að fólk upplifi fundinn ekki góðan. Mikilvægt er að virkja fólk til þátttöku á fundi og vera með fyrirkomulag, til dæmis varðandi tímastjórnun á umræðum, skýra. Á fjölmennari fundum getur það nýst vel ef fundarstjóri fær einhvern liðsmann til að láta sig vita hverjir vilja tala. Þannig er hægt að koma í veg fyrir að fundarstjóra yfirsjáist einhver sem vill taka til máls en fær ekki færi á því. 5. Of margir á fundinum Sumir eiga það til að boða til funda um málefni sem alls ekki snerta alla þá sem boðaðir eru á fundinn. Fyrir vikið er algengt að sjá fólk upptekið í símanum, að tala saman eða hreinlega að horfa út í loftið. Góð regla er að boða eingöngu það fólk á fundi sem ætlast er til að hafi eitthvað til málanna að leggja eða þarf að vera upplýst um fundarefnið. 6. Eftirfylgnin er engin Að boða aðgerðir á fundi en fylgja þeim aðgerðum ekkert eftir gerir það að verkum að sumum finnst vinnustaðurinn halda fullt af fundum en síðan gerist ekki neitt. Þess vegna er mikilvægt að undirbúa það fyrir hvern fund, hvernig á að fylgja málum eftir og hvernig fólk verður upplýst um þann framgang. 7. Leiðinlegir fundir Sumir fundir eiga það síðan til að vera leiðinlegir. Eða eru haldnir svo oft að þeir fara að verða leiðinlegir. Allir sem standa fyrir reglulegum fundum ættu að huga að þessu. Stundum er nauðsynlegt að brjóta upp reglulega fundi þannig að þeir fari ekki að verða leiðinlegir. Að skipta um staðsetningu, breyta fyrirkomulagi, brjóta þá upp með veitingum eða brydda upp á einhverjum nýjungum er eitthvað sem gott er að hafa í huga fyrir reglubundna fundi. Góðu ráðin Vinnustaðamenning Mest lesið Skuldar félagi Einars 44 milljónir og gæti misst 295 milljóna hús Viðskipti innlent Fegurð er glæpur kom út í mínus Viðskipti innlent „Alls konar fólk heyrt í mér um alls konar hluti“ Viðskipti innlent Atvinnumissir: „Ég kunni nú ekki við að spyrja Jón beint“ Atvinnulíf Þetta kostar skyndibiti á Íslandi Neytendur Segir engar breytingar hafa verið gerðar á uppskrift SS pylsna Neytendur Þrjár verslanir í Múlunum sektaðar eftir rassíu Neytendastofu Neytendur Stórfyrirtæki hyggja á uppbyggingu á Hólmsheiði Viðskipti innlent Bæta við níunda áfangastað sínum á Spáni Viðskipti innlent Nýtt trend: Engir yfirmenn á vinnustaðnum Atvinnulíf Fleiri fréttir Atvinnumissir: „Ég kunni nú ekki við að spyrja Jón beint“ Nýtt trend: Engir yfirmenn á vinnustaðnum Fótboltastelpan um starfsframann: „Að sækja sér tækifærin sjálfur“ „Fyrir mann sem er skrifblindur og lesblindur er þetta ekkert auðvelt“ „Ég verð auðveldlega meyr en segi engum frá því“ Draumar rætast: „Konur þurfa ekki alltaf að vera á skrilljón“ Draumar rætast: „Lengi skammaðist ég mín ...“ Biskupinn á hlaupum með Bubba Morthens og Sísí með Grýlunum Tvöfalt líf Ara: „Í fyrra túraði ég í sex vikur“ Klara á Kanarí: „Fólk kom með ferðatöskur af saltfiski og seldi“ Eiginkonan kvartar undan fíflagangi á morgnana Að ná til baka tilfinningunni: Það er gaman í vinnunni Á mannamáli: „Ég er bara einhver „nobody,“ við erum ekki með nein gögn“ Góð ráð til að hvetja starfsfólk til dáða fyrir síðustu spretti ársins Að yfirstíga eitthvað rosalega vandræðalegt atvik Litlu fyrirtækin: Upplifa sjálfbærni sem aukavinnu og vesen Google leiðin: Fjögur atvinnuviðtöl yfirdrifið nóg Ný tækifæri: Til dæmis skór úr endurunnu sjávarplasti Að lifa af hræðilega þynnku í vinnunni Sjá meira
Fundarmenning getur verið mjög mismunandi á milli vinnustaða. Á meðan sumir vinnustaðir leggja áherslu á að þeir séu markvissir og góðir eru aðrir sem huga alls ekki nógu vel að fyrirkomulaginu. Fyrir vikið geta fundirnir misst marks og verið fremur óvinsælir hjá starfsfólki. Sjö atriði eru sögð einkenna fundi sem fólk upplifir sem tilgangslausa. Þessi sjö atriði eru eftirfarandi. 1. Tilgangur er óljós Tilgangur með hverjum einasta fundi þarf að vera alveg skýr. Helst þarf fólk að vera upplýst um það fyrir fundinn hver tilgangurinn er, hvert meginumræðuefnið á að vera og hvaða markmiði ætlunin er að ná. 2. Fundarstjóri ætlar sér of mikið Algeng mistök eru of mikil dagskrá miðað við uppgefinn fundartíma en til þess að fundir séu góðir þarf fundarstjóri einnig að huga að öðrum málum. Oft getur það til dæmis reynst vel að fundarstjóri fái liðsmann með sér til að passa upp á sum atriði á fundi þannig að hann/hún geti einbeitt sér að meginmarkmiði fundarins. Þetta gæti verið tímastjórnunin, að passa upp á að veitingar séu veittar, að tölva sé tengd við skjá, skipti á kynningum í tölvu o.s.frv. 3. Fundarstjórinn er ekki nógu góður Það er mikilvægt fyrir alla fundarstjóra að gera sér grein fyrir því í hverju góð fundarstjórn felst. Og stundum þarf einfaldlega að horfast í augu við það að sumir einstaklingar eru ekkert endilega góðir fundarstjórar. Vísbending um þetta getur til dæmis verið ef fundir eiga það til að dragast alltaf á langinn. Þá getur það verið gott fyrir fundarstjóra að úthluta sumum verkefnum. Til dæmis að fá annan fundargest til að leiða umræðu sem er á sérsviði viðkomandi. 4. Þátttaka fundargesta er engin Ef fundir eru haldnir þar sem fundarstjóri heldur einræðu og engum öðrum er boðið að tjá sig eru líkur á að fólk upplifi fundinn ekki góðan. Mikilvægt er að virkja fólk til þátttöku á fundi og vera með fyrirkomulag, til dæmis varðandi tímastjórnun á umræðum, skýra. Á fjölmennari fundum getur það nýst vel ef fundarstjóri fær einhvern liðsmann til að láta sig vita hverjir vilja tala. Þannig er hægt að koma í veg fyrir að fundarstjóra yfirsjáist einhver sem vill taka til máls en fær ekki færi á því. 5. Of margir á fundinum Sumir eiga það til að boða til funda um málefni sem alls ekki snerta alla þá sem boðaðir eru á fundinn. Fyrir vikið er algengt að sjá fólk upptekið í símanum, að tala saman eða hreinlega að horfa út í loftið. Góð regla er að boða eingöngu það fólk á fundi sem ætlast er til að hafi eitthvað til málanna að leggja eða þarf að vera upplýst um fundarefnið. 6. Eftirfylgnin er engin Að boða aðgerðir á fundi en fylgja þeim aðgerðum ekkert eftir gerir það að verkum að sumum finnst vinnustaðurinn halda fullt af fundum en síðan gerist ekki neitt. Þess vegna er mikilvægt að undirbúa það fyrir hvern fund, hvernig á að fylgja málum eftir og hvernig fólk verður upplýst um þann framgang. 7. Leiðinlegir fundir Sumir fundir eiga það síðan til að vera leiðinlegir. Eða eru haldnir svo oft að þeir fara að verða leiðinlegir. Allir sem standa fyrir reglulegum fundum ættu að huga að þessu. Stundum er nauðsynlegt að brjóta upp reglulega fundi þannig að þeir fari ekki að verða leiðinlegir. Að skipta um staðsetningu, breyta fyrirkomulagi, brjóta þá upp með veitingum eða brydda upp á einhverjum nýjungum er eitthvað sem gott er að hafa í huga fyrir reglubundna fundi.
Góðu ráðin Vinnustaðamenning Mest lesið Skuldar félagi Einars 44 milljónir og gæti misst 295 milljóna hús Viðskipti innlent Fegurð er glæpur kom út í mínus Viðskipti innlent „Alls konar fólk heyrt í mér um alls konar hluti“ Viðskipti innlent Atvinnumissir: „Ég kunni nú ekki við að spyrja Jón beint“ Atvinnulíf Þetta kostar skyndibiti á Íslandi Neytendur Segir engar breytingar hafa verið gerðar á uppskrift SS pylsna Neytendur Þrjár verslanir í Múlunum sektaðar eftir rassíu Neytendastofu Neytendur Stórfyrirtæki hyggja á uppbyggingu á Hólmsheiði Viðskipti innlent Bæta við níunda áfangastað sínum á Spáni Viðskipti innlent Nýtt trend: Engir yfirmenn á vinnustaðnum Atvinnulíf Fleiri fréttir Atvinnumissir: „Ég kunni nú ekki við að spyrja Jón beint“ Nýtt trend: Engir yfirmenn á vinnustaðnum Fótboltastelpan um starfsframann: „Að sækja sér tækifærin sjálfur“ „Fyrir mann sem er skrifblindur og lesblindur er þetta ekkert auðvelt“ „Ég verð auðveldlega meyr en segi engum frá því“ Draumar rætast: „Konur þurfa ekki alltaf að vera á skrilljón“ Draumar rætast: „Lengi skammaðist ég mín ...“ Biskupinn á hlaupum með Bubba Morthens og Sísí með Grýlunum Tvöfalt líf Ara: „Í fyrra túraði ég í sex vikur“ Klara á Kanarí: „Fólk kom með ferðatöskur af saltfiski og seldi“ Eiginkonan kvartar undan fíflagangi á morgnana Að ná til baka tilfinningunni: Það er gaman í vinnunni Á mannamáli: „Ég er bara einhver „nobody,“ við erum ekki með nein gögn“ Góð ráð til að hvetja starfsfólk til dáða fyrir síðustu spretti ársins Að yfirstíga eitthvað rosalega vandræðalegt atvik Litlu fyrirtækin: Upplifa sjálfbærni sem aukavinnu og vesen Google leiðin: Fjögur atvinnuviðtöl yfirdrifið nóg Ný tækifæri: Til dæmis skór úr endurunnu sjávarplasti Að lifa af hræðilega þynnku í vinnunni Sjá meira