Gantast á Teams og nýir ráðningasamningar með fjarvinnu

Það er ekki mögulegt fyrir allt starfsfólk að vinna í fjarvinnu en þar sem hún er möguleg hefur tæknin skipt sköpum. Þannig hefur félagslegi hlutinn þurft að færa sig yfir á Teams og Facebook þar sem reynt er að skapa jákvæða stemningu í stað þess félagsskapar sem fólk er vant að sækja á vinnustaði sína. Um 100 manns hafa skrifað undir fjarvinnusamning hjá fyrirtækinu Advania sem jafnframt hafa gert kannanir með sínu fólki um fjarvinnu.  Þetta og fleira kemur fram í máli viðmælenda dagsins.

Í gær birti Atvinnulífið á Vísi nýjar tölur frá Gallup um fjarvinnu og upplifun fólks á fjarvinnu. Í þessum síðari hluta þema vikunnar heyrum við í fjórum mannauðstjórum ólíkra fyrirtækja sem lýsa því með hvaða hætti fyrirkomulag í fjarvinnu er hjá þeim.

Spurt var:

Hvernig er fyrirkomulag fjarvinnu háttað hjá ykkur?

Félagsleg samskipti í nýjan farveg

Ágústa Björg Bjarnadóttir, forstöðumaður mannauðs hjá Sjóvá:

„Það er óhætt að segja að kórónuveirutíminn hafi kennt okkur margt um kosti og áskoranir fjarvinnu. Í upphafi árs hefði okkur ekki órað fyrir að meirihluti starfsfólks okkar yrði fjarvinnu líkt og raunin er í dag og það í annað sinn á þessu ári. Við höfum eins og mörg önnur fyrirtæki lengi verið jákvæð gagnvart fjarvinnu en starfsfólk hefur þá frekar kosið að nýta sér það vegna tímabundinna aðstæðna eða verkefna. Í mars mánuði tókum við ákvörðun um að senda um 90% starfsfólks okkar í fjarvinnu til að tryggja öryggi þeirra og viðskiptavina og varði það tímabil í um 6 vikur. Þetta þýddi að ráðgjafar okkar og annað starfsfólk sem er í beinum samskiptum við viðskiptavini þurfti að sinna þessum verkefnum að heiman og í því fólust að sjálfsögðu áskoranir.

Við komumst fljótlega að því að góð undirbúningsvinna, skýr markmið og ferlar ásamt þróun stafrænna lausna skiluðuþví að við gátum sinnt vel flestum okkar verkefnum í fjarvinnu. Það sem hefur þó umfram allt gert okkur kleift að viðhalda fullu þjónustustigi er okkar frábæra starfsfólk. Þau hafa verið einstaklega jákvæð og lausnamiðuð í fjarvinnunni og þau sem heima eru haldið áfram að veita fulla þjónustu í gegnum síma, netspjall og tölvupóst.

Við höfum haft opið fyrir komur viðskiptavina til okkar þegar reglur hafa leyft en þá gætt vandlega að fjarlægðarmörkum og öllum sóttvörnum. Við höfum hins vegar verið dugleg að benda viðskiptavinum okkar á rafrænar lausnir og samskiptaleiðir, enda margir sem vilja nýta sér þær í meira mæli nú.

Félagsleg samskipti og upplýsingagjöf milli starfsfólks hafa einnig þurft að finna sér nýjan farveg og þótt við söknum samverunnar þá höfum við verið dugleg að nýta lausnir eins og Workplace og Teams til að viðhalda góðum starfsanda.

Við hlökkum síðan til að bjóða starfsfólk og viðskiptavini okkar aftur í hús til okkar um allt land þegar aðstæður leyfa og við munum klárlega nýta okkur það sem við höfum lært um kosti fjarvinnu í framtíðinni þó að við hlökkum sannarlega til þess að komast aftur á vinnustöðvarnar,“ segir Ágústa.

Hugað að liðsandanum

Baldur G. Jónsson mannauðstjóri Landsbankans:

„Við höfum lagt mikla áherslu á að fara eftir öllum tilmælum um sóttvarnir en bankinn er engu að síður opinn, bæði fyrir viðskiptavini og starfsfólk. Samskiptin við viðskiptavini fara nú aðallega fram í gegnum síma, tölvupóst eða fjarfundarforrit. Þeir geta einnig pantað tíma ef erindið er þess eðlis að fjarfundur hentar ekki. Viðskiptavinir hafa tekið þessu ástandi af miklum skilningi og yfirvegun

Við fórum þá leið að biðja starfsmenn sem það geta að vinna heima og hefur það gengið mjög vel. Starfsfólk útibúa mætir þó til vinnu í útibúið og það geta ekki allir unnið heima, annað hvort vegna þess að starfið krefst þess að því sé sinnt af starfsstöð, s.s. vegna aðgangs að gögnum eða tæknibúnaði, eða vegna þess að fólk hefur ekki aðstöðu á heimilinu. Fólk kemur þá til vinnu á sinni starfsstöð en húsnæði okkar er mjög hólfaskipt og sjaldnast nema 1-2 í hverju rými í stað 10-20 áður.

Í bankanum er Teams-forritið mikið notað við fjarvinnu. Margar deildir hafa það sem reglu að halda stuttan morgunfund á Teams á hverjum degi, til að fara yfir stöðuna, ræða verkefni og til að spjalla.

Svona fundir eru mikilvægir til að viðhalda góðum tengslum en koma þó ekki að fullu í staðinn fyrir spjall yfir kaffibolla eða í hádegismatnum í mötuneytinu þar sem mörg vandamál og verkefni eru leyst. Við höfum líka verið að ná betri tökum á að nýta Teams í verkefnahópum og það hefur verið fróðlegt og skemmtilegt að fylgjast með hvernig fólk nýtir tæknina á mismunandi hátt.

En þótt fjarvinnan hafi gengið vel er samt greinilegt að fólk verður stundum þreytt á þessu ástandi. Við nýtum Workplace, sem er okkar innra net, til þess að miðla upplýsingum, fróðleik og léttmeti í bland og hvetjum starfsfólk til að taka þátt í því að létta hvert öðru lundina með ýmsum hætti, s.s. með því að benda á leiðir til að hreyfa sig og liðka heimafyrir. Fjarvinnan hefur því gengið vel og við höldum ótrauð áfram, eins lengi og þarf,“ segir Baldur.

Stefna að 40% fjarvinnuhlutfalli

Hinrik S. Jóhannesson mannauðstjóri Advania:

„Í núverandi ástandi býr Advania mjög vel að tvennu leyti. Í fyrsta lagi krefst stór hluti okkar verkefna ekki viðveru á starfsstöðvum og í öðru lagi þá eru tæknilegir innviðir fyrir fjarvinnu til staðar. Það gekk því vel hjá okkur að halda starfseminni gangandi í vor þegar allt okkar fólk þurfti skyndilega að sinna sínum verkefnum í fjarvinnu. Ein af stóru áskorununum var þó að stjórnendur þurftu að tileinka sér nýjar stjórnunaraðferðir á methraða.

VIð höfum gert tvær stórar kannanir til að fá innsýn í reynslu okkar fólks og afstöðu þess til áframhaldandi fjarvinnu.

Flestir starfsmenn Advania á því að það séu tækifæri í fjarvinnu. Þessar niðurstöður og aðrar mælingar á þjónustu og framleiðni hvöttu okkur til að taka upp fjarvinnustefnu Advania. Markmið fjarvinnustefnunnar er að stuðla að auknum tækifærum fólksins okkar til að vinna þar sem því hentar. Viðmiðið er að fólk vinni að minnsta kosti 40% utan starfsstöðva Advania.

Með þessu vill Advania leggja sitt af mörkum til að:

• Auðvelda fjölskyldufólki að vera til staðar fyrir börn og maka þegar á þarf að halda
• Draga úr áhrifum starfssemi Advania á umhverfið þar sem stór þáttur í umhverfisspori félagsins eru ferðir starfsfólks til og frá vinnu
• Gera starfsfólki kleift að nýta tíma sinn betur þar sem tíminn er það dýrmætasta sem við eigum
• Auka framleiðni starfsfólks sem þarf ró og næði til að einbeita sér að flóknum og tímafrekum verkefnum.
• Draga úr kostnaði starfsmanna við ferðir til og frá vinnu.

Nú þegar hafa hátt í 100 starfsmenn Advania skrifað undir fjarvinnusamning.

Hjá Advania leggjum við áherslu á að þetta sé val einstaklingsins og gerum okkur fulla grein fyrir því að fjarvinna hentar ekki öllu okkar fólki. Þess vegna förum við sömu leið með fyrirkomulag fjarvinnu, og annað í okkar mannauðsmálum, með því mæta fólki þar sem það er statt,“ segir Hinrik

Um helmingur getur ekki unnið fjarvinnu

Sigurbjörg J. Narby Helgadóttir mannauðstjóri Vegagerðarinnar:

„Hjá Vegagerðinni starfa um 350 starfsmenn á 20 starfstöðum um allt land. Vegagerðin ber ábyrgð á Landeyjahöfn og ráðgjöf til ýmissa annarra hafna, u.þ.b. 13.000 km af vegum, hönnun vega, vegagerð, þjónustu og viðhaldi vega og vegbúnaðar. Sem og samgöngukerfum á sjó, t.d. ölduduflum og 104 vitum um allt land. Fjölbreytni í störfum og starfsemi er eitt af því sem einkennir Vegagerðina.

Um helmingur starfsmanna vinnur sérfræðistörf sem mögulegt er að vinna í fjarvinnu. Vegagerðin er á mörgum stöðum á landinu og því er stór hluti starfsmanna vanur því að vinna með samstarfsfólki hér og þar um landið og það hefur komið sér vel núna í þessum faraldri. Fundir í gegnum Teams eða önnur kerfi voru mikið nýttir áður en hafa núna fest sig í sessi. Yfirmenn funda með sínu fólk mjög reglulega á meðan á fjarvinnu stendur, bæði til að fara yfir verkefni og stundum bara til að drekka kaffi saman og eiga þessi óformlegu samskipti sem eru okkur öllum svo nauðsynleg.

Um helmingur starfsmanna getur ekki unnið í fjarvinnu og því fylgja áskoranir. Þetta eru þeir starfsmenn sem vinna við að þjónusta vegi, brýr, jarðgöng, hafnir, vegbúnað, vita og öldudufl um allt land. Hvort sem það er frá vaktstöðum Vegagerðarinnar sem fylgjast með færð og ástandi vega allan sólarhringinn og kalla út viðeigandi mannskap eða þeir sem vinna úti á vegunum og sjá til þess að vegirnir séu greiðfærir. Reynt hefur verið að halda þessum starfsmönnum eins aðskildum í vinnu og hægt er en það gengur ekki alltaf þar sem okkar menn vinna oft fjarri mannabyggðum og ekki er hægt að senda þá eina á staðinn.

Í þessum faraldri hafa Vegagerðarmenn um allt land verið virkir á sameiginlegri Facebook síðu starfsmanna þar sem fólk grínast, spyr spurninga, setur inn fallegar myndir af íslenskri náttúru og fleira. Starfsmenn leggja sig fram við að styðja hvern annan. 

Vegagerðarmenn eiga það nefnilega sameiginlegt, þrátt fyrir að störfin séu mjög misjöfn, að vinnan er ekki bara vinna heldur líka áhugamál sem þeir sinna af alúð og krafti,“ segir Sigurbjörg.