Bylting á skjalasöfnum Svanhildur Bogadóttir skrifar 9. júní 2021 14:31 Í dag halda skjalasöfn um allan heim upp á Alþjóðlega skjaladaginn. Þetta árið er þema hans „Empowering Archives“ eða Eflum skjalasöfnin, sem á vel við í dag þar sem skjalasöfnin eru ekki áberandi í umræðunni. Stundum vilja skjalasöfn og mikilvægi þeirra gleymast, en fyrir marga er það þannig, að þeir vita ekki af skjalasöfnum fyrr en á þeim þarf að halda. Skjöl eru varðveitt af margvíslegum ástæðum; lagalegum, fjárhagslegum, sögulegum eða vegna þess að skjölin varðveita persónulegar upplýsingar sem varða réttindamál einstaklinga. Skjalasöfnin varðveita mikið af skjölum sem fjalla um ákvarðanir stjórnvalda og aðdraganda þeirra, allt frá minni til stærri mála. Mörg þessara mála tengjast lífi fólks með einum eða öðrum hætti og varða réttindi þeirra. Meirihluti skjala um ákvarðanir stjórnvalda eru öllum opin. Margar heimildir á söfnum tengjast tilteknum einstaklingum sérstaklega og getur þá aðgangur að þeim takmarkast við viðkomandi einstakling. Má þar til dæmis nefna einkunnir úr skólum, skattframtöl og skjöl frá barnaverndarnefnd. Opinber skjalasöfn á Íslandi eru Þjóðskjalasafn Íslands og tuttugu héraðsskjalasöfn en Borgarskjalasafn Reykjavíkur er eitt þeirra. Skjalasöfnin standa nú frammi fyrir gríðarlegum áskorunum við að tryggja að stafrænar upplýsingar varðveitist til framtíðar. Til þess þurfa þau mannafla og aðföng. Nær öll stjórnsýsla er nú á stafrænu formi og það hefur miklar breytingar í för með sér. Stafræn stjórnsýsla er komin til að vera og skiptir miklu máli fyrir samfélagið í heild sinni. Stafræn skjöl varðveitast hins vegar ekki af sjálfu sér, heldur þarf að undirbúa varðveislu þeirra með mun skipulagðri hætti en pappírsskjöl. Gagnasöfn, hvort sem um er að ræða skjalavistunarkerfi eða hina ýmsu gagnagrunna, þurfa að styðja við stafræna varðveislu til framtíðar. Gríðarlega mikilvægt er að stjórnvöld vinni ítarlega stefnumörkun með opinberum skjalasöfnum um varðveislu stafrænna gagna til að tryggja tilvist þeirra og aðgengi um ókomna framtíð. Langtímavarðveisla stafrænna gagna og hvernig eigi að veita aðgang að þeim er órjúfanlegur hluti af stafrænni vegferð hins opinbera. Auka þarf vægi skjalasafna í þeim leiðum sem valdar eru til að fullnýta hagnýtingu upplýsingatækninnar. Í stafrænni vegferð er horft til straumlínulagaðri, einfaldari og skilvirkari reksturs en sem fyrr, þá munu mikill hluti þeirra gagna sem verða til enda í langtímavarðveislu á opinberum skjalasöfnum. Ef ekkert er að gert, tapast upplýsingar og það hefur örugglega þegar gerst. Upplýsingasvarthol er ekki eitthvað í vísindaskáldsögum eða í framtíðinni heldur blákaldur veruleiki í stafrænum heimi. Þjóðskjalasafn Íslands leiðir vegferðina á Íslandi og hefur tekið upp dönsku aðferðafræðina svokölluðu við langtímavarðveislu stafrænna gagna. Með stoð í lögum um opinber skjalasöfn hefur Þjóðskjalasafn sett reglur um hvernig ný kerfi skuli tilkynnt áður en þau eru tekin í notkun og um eðli sérstakra vörsluútgáfa sem skal skila opinberumskjalasöfnum. Einnig þarf að tilkynna kerfi sem þegar eru í notkun og taka ákvörðun hvort eigi að varðveita gögnin úr þeim og hvort mögulegt sé að gera það í vörsluútgáfu eða hvort þurfi að prenta þau út. Óheimilt er að eyða opinberum skjölum án skriflegrar heimildar þjóðskjalavarðar og skv. sérstökum reglum safnsins. Borgarskjalasafn Reykjavíkur er stærsta héraðsskjalasafn Íslands en það tekur við skjölum frá öllu borgarkerfinu og frá öllum fyrirtækjum í meirihlutaeigu borgarinnar. Borgarskjalasafn hefur þegar hafið stafræna vegferð sína með móttöku tilkynninga um rafræn gagnasöfn borgarinnar. Þá hefur safnið gert samning við NEA (neaweb.dk) um að sinna ákveðnum verkþáttum við móttöku rafrænna vörsluútgáfna. Í framtíðinni þarf safnið fleiri starfsmenn og frekari aðföng til þess að geta haldið í við stafrænu umbreytinguna sem er í mikilli sókn hjá Reykjavíkurborg. Það verður að tryggja varðveislu upplýsinga úr kerfum um leið og þau eru tekin í notkun því þegar þau eru orðin úrelt þá getur það verið of seint. Borgarskjalasafn hefur síðastliðið ár unnið að því að kortleggja bæði eldri kerfi borgarinnar sem og núverandi kerfi. Í ágúst 2020 var formlega byrjað að taka við tilkynningum um kerfi sbr. Reglur Þjóðskjalasafns Íslands (nr. 877/2020) um tilkynningu, samþykkt og skil á rafrænum gagnasöfnum afhendingarskyldra aðila. Nú þegar hefur verið tekið á móti 35 tilkynningum og afgreiddar hafa verið 10 tilkynningar. Von er á fyrstu stafrænu vörsluútgáfunni til varðveislu á Borgarskjalasafni haustið 2021 skv. reglum Þjóðskjalasafns Íslands (nr. 100/2014) um afhendingu á vörsluútgáfum gagna úr rafrænum gagnakerfum afhendingarskyldra aðila. Opinber skjalasöfn á Íslandi búa við nýjan veruleika með þróun stafrænnar stjórnsýslu og eru mikilvægur hluti af henni. Gæta þarf þess að þau fylgi þróuninni með nauðsynlegu fjármagni og aðföngum. Með því er tryggt að stafræn gögn varðveitist í framtíðinni og séu aðgengileg komandi kynslóðum. Höfundur er borgarskjalavörður. Viltu birta grein á Vísi? Sendu okkur póst. Senda grein Söfn Mest lesið Barnasáttmáli fyrir öll börn Guðný Björk Eydal,Paola Carenas Skoðun Halldór 31.05.2025 Halldór Tjáningarfrelsi, gagnrýni og Snorri Másson Birgir Orri Ásgrímsson Skoðun Ójafnvægið sem heimurinn býr við – og skellur á Bakka Erna Bjarnadóttir Skoðun Eins skýrt og það verður Jóna Hlíf Halldórsdóttir Skoðun Súrdeigsbrauð, ilmkjarnaolíur og Samtökin 78 Snorri Másson Skoðun Verður það að vera Ísrael? Hjörtur J. Guðmundsson Skoðun Trollveiðar og veiðiráðgjöf Magnús Jónsson Skoðun Er ekki tími til kominn að tengja? Kristín María Birgisdóttir Skoðun Þögnin sem skapaði ótta – arfleifð Þórarins í Sameyki Sigríður Svanborgardóttir Skoðun Skoðun Skoðun Er ekki tími til kominn að tengja? Kristín María Birgisdóttir skrifar Skoðun Barnasáttmáli fyrir öll börn Guðný Björk Eydal,Paola Carenas skrifar Skoðun Ójafnvægið sem heimurinn býr við – og skellur á Bakka Erna Bjarnadóttir skrifar Skoðun Bensínstöðvardíll og Birkimelur Helgi Áss Grétarsson skrifar Skoðun Trollveiðar og veiðiráðgjöf Magnús Jónsson skrifar Skoðun Gríðarlegir hagsmunir í húfi Sigurður Ingi Jóhannsson skrifar Skoðun Skynsamleg forgangsröðun fjár Ragnhildur Jónsdóttir skrifar Skoðun Eins skýrt og það verður Jóna Hlíf Halldórsdóttir skrifar Skoðun Tjáningarfrelsi, gagnrýni og Snorri Másson Birgir Orri Ásgrímsson skrifar Skoðun Að sameinast fjölskyldu sinni Guðrún Brynjólfsdóttir skrifar Skoðun Þögnin sem skapaði ótta – arfleifð Þórarins í Sameyki Sigríður Svanborgardóttir skrifar Skoðun Súrdeigsbrauð, ilmkjarnaolíur og Samtökin 78 Snorri Másson skrifar Skoðun Eru forvarnir í hættu? Dagbjört Harðardóttir skrifar Skoðun Tveir alþingismenn og Gaza Sverrir Agnarsson skrifar Skoðun Hver borgar fyrir ódýrar lóðir? Sara Björg Sigurðardóttir skrifar Skoðun Erum við að lengja dauðann en ekki lífið? Ágúst Ólafur Ágústsson skrifar Skoðun Mikill munur á aðgengi að líknarmeðferð í Evrópu Kristín Lára Ólafsdóttir skrifar Skoðun Sumarið verður nýtt vel til uppbyggingar snjóflóðavarna Jóhann Páll Jóhannsson skrifar Skoðun Verður það að vera Ísrael? Hjörtur J. Guðmundsson skrifar Skoðun Dýravernd - frumbyggjahættir Árni Stefán Árnason skrifar Skoðun Stórstraumsfjara mæld - HMS ráðþrota Magnús Guðmundsson skrifar Skoðun Sýnum fordómum ekki umburðarlyndi Snorri Sturluson skrifar Skoðun Landbúnaður á tímamótum – Við þurfum nýja stefnu Guðjón Sigurbjartsson skrifar Skoðun Sjómenn til hamingju! Lilja Rafney Magnúsdóttir skrifar Skoðun Leyfum mennskunni að sigra Anna Hildur Hildibrandsdóttir skrifar Skoðun Fjölskyldan fyrst Hólmfríður Jennýjar Árnadóttir skrifar Skoðun Hvað er markaðsverð á fiski? Sverrir Haraldsson skrifar Skoðun Tími til kerfisbundinna breytinga í samfélagstúlkun – ákall til stjórnvalda Anna Karen Svövudóttir skrifar Skoðun Fæðing Ísraels - Líkum misþyrmt BIrgir Dýrfjörð skrifar Skoðun Við eigum allt. Af hverju finnst okkur samt vanta eitthvað? Valentina Klaas skrifar Sjá meira
Í dag halda skjalasöfn um allan heim upp á Alþjóðlega skjaladaginn. Þetta árið er þema hans „Empowering Archives“ eða Eflum skjalasöfnin, sem á vel við í dag þar sem skjalasöfnin eru ekki áberandi í umræðunni. Stundum vilja skjalasöfn og mikilvægi þeirra gleymast, en fyrir marga er það þannig, að þeir vita ekki af skjalasöfnum fyrr en á þeim þarf að halda. Skjöl eru varðveitt af margvíslegum ástæðum; lagalegum, fjárhagslegum, sögulegum eða vegna þess að skjölin varðveita persónulegar upplýsingar sem varða réttindamál einstaklinga. Skjalasöfnin varðveita mikið af skjölum sem fjalla um ákvarðanir stjórnvalda og aðdraganda þeirra, allt frá minni til stærri mála. Mörg þessara mála tengjast lífi fólks með einum eða öðrum hætti og varða réttindi þeirra. Meirihluti skjala um ákvarðanir stjórnvalda eru öllum opin. Margar heimildir á söfnum tengjast tilteknum einstaklingum sérstaklega og getur þá aðgangur að þeim takmarkast við viðkomandi einstakling. Má þar til dæmis nefna einkunnir úr skólum, skattframtöl og skjöl frá barnaverndarnefnd. Opinber skjalasöfn á Íslandi eru Þjóðskjalasafn Íslands og tuttugu héraðsskjalasöfn en Borgarskjalasafn Reykjavíkur er eitt þeirra. Skjalasöfnin standa nú frammi fyrir gríðarlegum áskorunum við að tryggja að stafrænar upplýsingar varðveitist til framtíðar. Til þess þurfa þau mannafla og aðföng. Nær öll stjórnsýsla er nú á stafrænu formi og það hefur miklar breytingar í för með sér. Stafræn stjórnsýsla er komin til að vera og skiptir miklu máli fyrir samfélagið í heild sinni. Stafræn skjöl varðveitast hins vegar ekki af sjálfu sér, heldur þarf að undirbúa varðveislu þeirra með mun skipulagðri hætti en pappírsskjöl. Gagnasöfn, hvort sem um er að ræða skjalavistunarkerfi eða hina ýmsu gagnagrunna, þurfa að styðja við stafræna varðveislu til framtíðar. Gríðarlega mikilvægt er að stjórnvöld vinni ítarlega stefnumörkun með opinberum skjalasöfnum um varðveislu stafrænna gagna til að tryggja tilvist þeirra og aðgengi um ókomna framtíð. Langtímavarðveisla stafrænna gagna og hvernig eigi að veita aðgang að þeim er órjúfanlegur hluti af stafrænni vegferð hins opinbera. Auka þarf vægi skjalasafna í þeim leiðum sem valdar eru til að fullnýta hagnýtingu upplýsingatækninnar. Í stafrænni vegferð er horft til straumlínulagaðri, einfaldari og skilvirkari reksturs en sem fyrr, þá munu mikill hluti þeirra gagna sem verða til enda í langtímavarðveislu á opinberum skjalasöfnum. Ef ekkert er að gert, tapast upplýsingar og það hefur örugglega þegar gerst. Upplýsingasvarthol er ekki eitthvað í vísindaskáldsögum eða í framtíðinni heldur blákaldur veruleiki í stafrænum heimi. Þjóðskjalasafn Íslands leiðir vegferðina á Íslandi og hefur tekið upp dönsku aðferðafræðina svokölluðu við langtímavarðveislu stafrænna gagna. Með stoð í lögum um opinber skjalasöfn hefur Þjóðskjalasafn sett reglur um hvernig ný kerfi skuli tilkynnt áður en þau eru tekin í notkun og um eðli sérstakra vörsluútgáfa sem skal skila opinberumskjalasöfnum. Einnig þarf að tilkynna kerfi sem þegar eru í notkun og taka ákvörðun hvort eigi að varðveita gögnin úr þeim og hvort mögulegt sé að gera það í vörsluútgáfu eða hvort þurfi að prenta þau út. Óheimilt er að eyða opinberum skjölum án skriflegrar heimildar þjóðskjalavarðar og skv. sérstökum reglum safnsins. Borgarskjalasafn Reykjavíkur er stærsta héraðsskjalasafn Íslands en það tekur við skjölum frá öllu borgarkerfinu og frá öllum fyrirtækjum í meirihlutaeigu borgarinnar. Borgarskjalasafn hefur þegar hafið stafræna vegferð sína með móttöku tilkynninga um rafræn gagnasöfn borgarinnar. Þá hefur safnið gert samning við NEA (neaweb.dk) um að sinna ákveðnum verkþáttum við móttöku rafrænna vörsluútgáfna. Í framtíðinni þarf safnið fleiri starfsmenn og frekari aðföng til þess að geta haldið í við stafrænu umbreytinguna sem er í mikilli sókn hjá Reykjavíkurborg. Það verður að tryggja varðveislu upplýsinga úr kerfum um leið og þau eru tekin í notkun því þegar þau eru orðin úrelt þá getur það verið of seint. Borgarskjalasafn hefur síðastliðið ár unnið að því að kortleggja bæði eldri kerfi borgarinnar sem og núverandi kerfi. Í ágúst 2020 var formlega byrjað að taka við tilkynningum um kerfi sbr. Reglur Þjóðskjalasafns Íslands (nr. 877/2020) um tilkynningu, samþykkt og skil á rafrænum gagnasöfnum afhendingarskyldra aðila. Nú þegar hefur verið tekið á móti 35 tilkynningum og afgreiddar hafa verið 10 tilkynningar. Von er á fyrstu stafrænu vörsluútgáfunni til varðveislu á Borgarskjalasafni haustið 2021 skv. reglum Þjóðskjalasafns Íslands (nr. 100/2014) um afhendingu á vörsluútgáfum gagna úr rafrænum gagnakerfum afhendingarskyldra aðila. Opinber skjalasöfn á Íslandi búa við nýjan veruleika með þróun stafrænnar stjórnsýslu og eru mikilvægur hluti af henni. Gæta þarf þess að þau fylgi þróuninni með nauðsynlegu fjármagni og aðföngum. Með því er tryggt að stafræn gögn varðveitist í framtíðinni og séu aðgengileg komandi kynslóðum. Höfundur er borgarskjalavörður.
Skoðun Tími til kerfisbundinna breytinga í samfélagstúlkun – ákall til stjórnvalda Anna Karen Svövudóttir skrifar