Raf­rænir reikningar - bylting í staf­rænni veg­ferð

Þær breytingar sem eiga sér nú stað í rafrænni skeytamiðlun eru gott dæmi um það sem gerist þegar ný tækni umbyltir öllu og hlutir gerast mun hraðar en nokkurn gat órað fyrir. Í dag eru þrír íslenskir aðilar svokallaðir skeytmiðlarar hér á landi, en skeytamiðlarar eru i raun gömlu pósthúsin sem flokkuðu póst áður en hann var áframsendur til viðtakenda. Í dag gerist þetta allt saman rafrænt og á örskotsstundu. Nútíma upplýsingakerfi taka á móti slíkum rafrænum reikningum og færa þá inn í fjárhagskerfin - afrit af reikningum fylgja svo færslunni sjálfkrafa og það er auðvelt að skoða og samþykkja rafrænt, hvar sem er. Allur pappír er því horfinn og mannlegar villur og handavinna minnka töluvert.

Hver er staðan á rafrænum reikningum?

Ekki eru til neinar opinberar tölur um fjölda sendra reikninga á milli fyrirtækja á Íslandi. Í ársskýrslu Póstsins kemur fram að samdráttur í bréfasendingum er 22% á milli ára. Það eru þó ekki eingöngu bréf á milli fyrirtækja. Ég hef reynt að grafast fyrir um fjölda sendra reikninga á Íslandi á milli fyrirtækja og þær skoðanir hafa sýnt að það megi áætla að fjöldinn sé á bilinu 23 - 27 miljónir útgefnir reikningar á ári. Eftir samtal við skeytamiðlara gefa tölur til kynna að um 50% þeirra séu sendir rafrænt í gegnum skeytamiðlara, 30 til 40% séu sendir sem PDF sem ekki er rafrænt, og afgangurinn sendur með gömlu aðferðinni, sem oft er kallaður sniglapóstur, og gefur nafngift sú vel til kynna hversu hægt sá póstur berst miðað við rafrænar sendingar með nútíma skeytamiðlurum.

Aukning á milli ára hefur verið 80-100%

Síðustu ár hefur aukning í rafrænum reikningum verið 80-100%. Tel ég jafnvel að frekari vöxtur verði á þessu nú árið 2022 og að hann haldist næstu 3-5 árin. Ef þessar getgátur ganga eftir má leiða líkum að því að rafrænir reikningar taki yfir innan 3-5 ára. Þetta eru gríðarlegar breytingar á mjög skömmum tíma en það eru ekki mörg ár síðan almennur skilningur og þekking varð til staðar á rafrænum reikningum.

Auknar kröfur til upplýsingakerfa nútímans

Til þess að það gengi eftir þurfa nútíma upplýsingakerfi að fylgja eftir þróuninni. Þau kerfi sem ekki uppfylla þessar kröfur sitja einfaldlega eftir. Fyrirtækin koma til með að gera kröfur um að uppgjör gerist mun hraðar en áður og bið eftir að pappírseintök af reikningum berist verður ekki liðin. Í raun eiga fyrirtækin að sjá stöðuna á hverjum degi. Ekki er ásættanlegt að bíða í vikur eða mánuði með að sjá raunstöðu á fyrirtækjunum. Tel ég að fyrirtækin sem tileinka sér þetta muni einfaldlega gera kröfu um að taka eingöngu á móti rafrænum reikningum í nánustu framtíð. Í dag er auðvelt fyrir alla að senda frá sér rafrænt og er kostnaður því samfara ekki flöskuháls lengur. Skeytamiðlarar bjóða upp á aðgengi fyrir minni aðila til að senda rafræna reikninga nánast án endurgjalds.

Erlendir reikningar – staðan

Við Íslendingar erum þekkt fyrir að taka hlutina með áhlaupi og vinna hratt og vel þegar við loksins sjáum ljósið. Slíkt á ekki við um allar þjóðir, en það er ljóst að þjóðirnar í kringum okkur hafa verið að nýta sér lausnir sem hafa verið sérsniðnar að einstökum löndum. Vandamálið við slíkar lausnir eru þær að erfitt er að senda rafræna reikninga á milli landa því staðlar hafa ekki verið til staðar. Nú er svo komið að kominn er samevrópskur staðall sem á að tryggja að hægt sé að senda rafræna reikninga á milli landa í sama staðlaða forminu. Löndin eru komin mislangt í þessu samhengi og eru Norðurlöndin þar fremst í flokki á meðan, t.d. Þýskaland, er langt á eftir í þessum efnum.

Höfundur er framkvæmdastjóri Svars ehf.