Hvers vegna vissir þú ekki af fundinum?

Ýmislegt hefur verið ritað og rætt um góða fundarstjórnun og hvað þarf að hafa í huga til þess að fundir séu skilvirkir.

Skiptir þar tímastjórnun miklu máli og þó ekki síður hvernig hægt er að virkja sem flesta til þátttöku.

Í þetta sinn ætlum við þó að ræða fundina sem þig langar að fara á. Eða langaði til að vera á.

En vissir hreinlega ekki af!

Já, það getur alveg gerst hjá ótrúlegasta fólki að fundir eru haldnir í vinnunni sem fólki finnst að það hefði átt að vera boðað á. En er ekki boðið að mæta og veit jafnvel ekki af fundinum fyrr en eftir að hann var haldinn.

Hvernig er best að bregðast við þegar þetta kemur upp?

Hér eru nokkur góð ráð sem Harvard Business Review tók saman.

Þessi ráð eiga þó ekki við ef að allir voru boðaðir á fund nema þú. Ef svo er, er áríðandi að ræða málin hið fyrsta við þinn yfirmann.

Egóið / stoltið

Já, þessi tilfinning getur svo sannarlega hlaupið með okkur í gönur. Þegar við stuðumst, verðum pirruð, leið, reið eða gröm út af einhverju. Verðum jafnvel uppvís að því að fara í smá fýlu.

Þess vegna er svo mikilvægt að byrja á því að kryfja með sjálfum sér hvers vegna okkur fannst við sniðgengin á fundinn. 

Er það egóið eða stoltið okkar sem segir að við séum svo mikilvæg og ómissandi? Eða var það í raun fundartilefnið sjálft?

Hér gæti verið gott að heyra í samstarfsfélaga sem veit meira um fundinn og fá nánari upplýsingar. 

Þó á jákvæðum nótum og með því hugarfari að líklegast sé góð skýring á því hvers vegna þú fékkst ekki fundarboðun.

Rökin þín

Ef þú metur stöðuna hins vegar þannig að þú hefðir átt að vera á fundinum eða ættir að mæta á fyrirhugaðan fund, er spurning um hvernig þú ætlar að bregðast við þeirri stöðu að hafa ekki fengið fundarboðun?

Mikilvægast hér er að vera með rökin á hreinu og að þau séu alveg skýr. 

Vertu líka með svörin á hreinu og undirbúin/n undir að fá spurningar til að svara í þeim rökræðum.

Þegar að við undirbúum svona samtöl í vinnunni, er oft gott að setja sjálfan sig í ákveðinn hlutleysis-gír með því að spyrja sig: 

Hver er ástæðan fyrir því að mitt stöðugildi ætti að vera/hefði átt að vera á fundinum miðað við það hlutverk sem ég hef á þessum vinnustað? 

Ekki spyrja: Hver er ástæðan fyrir því að ÉG ætti að vera á fundinum?

Ekkert væl eða kvörtun

Þá er það hvernig við berum það upp að fá að koma á fundinn eða að skýra út hvers vegna við teljum að við hefðum átt að vera boðuð.

Því þar viltu ekki vera að væla yfir því að hafa ekki fengið fundarboðun eða kvarta.

Gott er að muna að mat fundarboðunaraðila var að þú þyrftir ekki að fá boðun. Þess vegna er góð leið að bjóða fram aðstoð og beina því boði að þeim aðila sem boðaði fundinn.

Bjóða aðstoðina fram hnitmiðað með góðri en stuttri lýsingu á því hvernig þú getur hjálpað.

Ekki taka þessu persónulega

Þegar þú síðan ræðir málið við þann sem boðaði fundinn má gera ráð fyrir að sá hinn sami skýri út sína hlið málsins.

Og þá jafnvel þannig að enn er ætlunin ekki að boða þig á fundinn.

Mundu hér að taka málinu ekki persónulega og færa aldrei samtalið á of persónulegar nótur. 

Þess vegna er gott að halda einbeitingunni á kjarna málsins og passa að tilfinningarnar fari ekki að hlaupa með þig í gönur.

Enda meiri líkur á að þú verðir með á næsta fundi, ef þetta samtal heppnast vel.

Ef allir voru hins vegar boðaðir á fundinn nema þú, ert tilefni til að takast á við aðstæður öðruvísi og milliliðalaust við þinn stjórnanda.