Fyrir stjórnendur sem eru með nefið ofan í öllu

Á ensku kallast þetta Micromanaging.

Gott er að spyrja sjálfan sig hvort eitthvað af eftirfarandi atriðum eigi við um þig sem stjórnanda:

• Þú ert smámunasamur og afskiptasamur stjórnandi
• Þú ert með nefið ofan í öllu sem starfsfólk gerir: Vinnulega, verkefnalega, hvenær fólk mætir, hvað það tekur langt hlé og svo framvegis
• Oft myndast flöskuhálsar í verkefnavinnu starfsfólks því þú vilt skipta þér af öllum verkefnum sem eru í gangi. Sem hægir á framgangi og vinnu starfsfólk
• Þú færð cc tölvupóst til að fylgjast með verkefnum og samskiptum
• Þú ert meðlimur í mörgum spjallþráðum starfsfólks á Teams eða í sambærilegum kerfum
• Þú treystir starfsfólkinu ekki nógu vel til að vinna verkefnin sjálf og án leiðsagnar frá þér
• Þér finnst vanta upp á frumkvæði, hæfni og getu starfsfólks (því þú áttar þig ekki á áhrifum ofstjórnunarinnar)
• Þú þarft oft að vinna langa vinnudaga (sem mjög oft orsakast af þessari ofstjórnun)
• Andrúmsloftið á vinnustaðnum er ekki nógu jákvætt
• Starfsmannavelta er líklega þó nokkur
• Starfsfólk er oft stressað í kringum þig.

Margir stjórnendur hafa alveg löngunina til þess að vilja að komast út úr þeim vítahring sem ofstjórnun er. Enda hafa rannsóknir sýnt að það að ofstjórna, e. micromanagment, er líklegra til að letja starfsfólk frekar en að hvetja. Þetta eru einfaldlega stjórnunarhættir sem ná ekki að virkja helstu styrkleika starfsfólks.

Sem þýðir að vinnustaðurinn er ekki að vinna með því besta í mannauðnum. Árangurinn gæti verið betri.

En hvað er þá til ráða?

Á netinu er hægt að finna ýmist efni til að ráða bót á þessu og meðal annars má benda á nokkur góð ráð sem Harvard Business Review tók saman í grein.

Því það sem er oftast skýringin á ofstjórnun er óöryggi. Til dæmis ótti stjórnandans við að missa stöðu sína. Óttinn við að mistakast. Og svo framvegis.

Stjórnendur sem vilja komast út úr þeim vítahring sem ofstjórnun er, er því ráðlagt að taka heiðarlegt samtal og skoðun með sjálfum sér með þetta í huga. Velta fyrir sér spurningum eins og Hver er raunveruleg skýring á því að ég hef þessa stjórnunarþörf? Hvar liggja styrkleikarnir mínir? Hvaða verkefni ætti ég sjálf/ur fyrst og fremst að vinna í?  

Þá er stjórnendum bent á að sleppa tökunum á þessari stjórnunaraðferð í hægum skrefum. Því það er hreinlega raunhæfari leið til árangurs. 

Eins þurfa stjórnendur að hafa í huga að ef starfsfólk hefur unnið undir þessum stjórnunarháttum lengi, tekur tíma að virkja styrkleikana þannig að frumkvæði, öryggi og meira sjálfstæði í ákvörðunum og eftirfylgni starfsfólks eflist. 

Eins er gott að velta fyrir sér styrkleikum og veikleikum starfsfólks, því það á við um okkur öll að við annars vegar búum yfir einhverju sem gerir okkur framúrskarandi góð á ákveðnum sviðum, á meðan önnur eru okkur ekki eins eðlislæg eða töm. Mögulega mætti breyta úthlutun einhverra verkefna starfsfólks með þetta í huga.

Forgangsraðaðu líka betur þannig að það sem skiptir vinnustaðinn mestu máli er alltaf í forgangi á meðan önnur atriði mega víkja eða bíða um sinn.

Breyttu orðræðunni þinni og farðu smátt og smátt að virkja sjálfan þig í jákvæðri og uppbyggilegri endurgjöf til starfsfólks. Hrós, uppbyggileg leiðsögn og staðfesting á því að starfsfólki sé treyst fyrir sinni vinnu, eru allt atriði sem efla frumkvæði, öryggi og ánægju starfsfólks. Sem aftur leiðir til þess að meiri árangur næst.

Síðast en ekki síst þarftu að muna að bregðast ekki við með ýktum hætti ef eitthvað gerist í vinnunni eða er gert á einhvern annan hátt en þú hefðir helst kosið. Dragðu andann inn djúpt, mundu á hvaða vegferð þú ert sem stjórnandi og taktu síðan af málum með festu en á jákvæðan og uppbyggilegan hátt.

Grein Harvard Business Review má lesa hér.