Um 61 þúsund hillumetrar af pappírsskjölum í vörslu ríkisins Lovísa Arnardóttir skrifar 10. desember 2024 10:51 Myndin er tekin á Þjóðskjalasafninu sem er einn þeirra fjórtán aðila sem er með fyrirmyndar skjalavörslu. Þjóðskjalasafnið Í dag eru um 61 þúsund hillumetrar af pappírsskjölum í vörslu afhendingarskyldra aðila ríkisins, þau voru 106.000 árið 2021. Umfangið hefur minnkað um 42 prósent. Helstu niðurstöður nýrrar eftirlitskönnunarinnar Þjóðskjalasafnsins eru að skjalavarsla og skjalastjórn ríkisins fari áfram batnandi. Í fyrsta skipti mælist fjórtán afhendingarskyldir aðilar á þroskastigi 4 sem væri skilgreint sem fyrirmyndar skjalavarsla og skjalastjórn. Frá þessu er greint í tilkynningu frá Þjóðskjalasafninu. Í tilkynningu segir að skilningur afhendingarskyldra aðila um lagalegu kröfur sem gerðar eru til skjalavörslu og skjalastjórnar hins opinbera hafi aukist mikið á undanförnum árum. Það hafi skilað sér í betri stöðu í skjalahaldi. Um 80 prósent stofnana, embætta og fyrirtækja ríkisins mælist á efstu stigum þroskamódels skjalavörslu og skjalastjórnar. Það er mælitæki um hvernig aðilar uppfylla lög, reglur og kröfur um skjalavörslu og skjalastjórn. Í fyrsta skipti mælast fjórtán afhendingarskyldir aðilar á þroskastigi 4 sem er skilgreint sem fyrirmyndar skjalavarsla og skjalastjórn. Gögnin og pappírarnir eru vel geymdir á Þjóðskjalasafninu. Þjóðskjalasafnið Ráðuneyti, stofnanir og framhaldsskólar Þessir aðilar eru Borgarholtsskóli, Fjársýslan, Fjölbrautaskólinn í Garðabæ, Fjölbrautaskólinn við Ármúla, Heilbrigðisráðuneytið, Heilbrigðisstofnun Norðurlands, Landsbókasafn Íslands – Háskólabókasafn, Landsnet hf., Matvælaráðuneytið, Sýslumaðurinn á höfuðborgarsvæðinu, Sýslumaðurinn á Norðurlandi vestra, Vinnueftirlit ríkisins, Þjóðminjasafn Íslands og Þjóðskjalasafn Íslands Þá kemur fram að aðrar niðurstöður könnunarinnar séu að stofnanir, embætti og fyrirtæki ríkisins noti um 1.900 rafræn gagnasöfn í sínum störfum. Notkun rafrænna gagnasafna hefur aukist í takt við aukna áherslu um stafræna þjónustu hins opinbera. Samhliða aukinni notkun þeirra hefur skjalamyndun og varðveisla á pappírsskjölum minnkað. 61 þúsund hillumetrar af pappírsskjölum Í dag eru um 61.100 hillumetrar af pappírsskjölum í vörslu afhendingarskyldra aðila ríkisins en þau voru 106.000 árið 2021. Samkvæmt því hefur umfangið minnkað um 42 prósent. Í tilkynningu segir að helstu ástæður þess sé aukin notkun rafrænna gagnasafna, rafrænnar vörslu, grisjun pappírsskjala samkvæmt reglum og aukin viðtaka pappírsskjala á Þjóðskjalasafn til langtímavarðveislu. Gott aðgengi er líka að gögnunum. Þjóðskjalasafnið Þó er reiknað með því að á næstu 30 árum muni Þjóðskjalasafn taka við þeim pappír sem þegar hefur orðið til hjá ríkinu og við það mun pappírssafnkostur safnsins stækka um 85 til 100 prósent á sama tíma. Menning Söfn Tengdar fréttir Má ekki eyða myndböndum sem mátti ekki taka Fiskistofa braut persónuverndarlög með því að taka upp myndbönd af tveimur veiðiferðum fiskiskips með dróna. Reglur um opinber skjalasöfn koma þó í veg fyrir að Fiskistofa megi eyða myndböndunum. 27. september 2024 11:18 Þurfa að skila útprentuðum eyðublöðum því ekki tókst að uppfæra Völu Sú breyting var gerð hjá Reykjavíkurborg í haust að ætli foreldrar að hafa börn sín í leikskóla í haust- og vetrarfríi grunnskóla og jólafríi þurfa foreldrar að skrá börnin sérstaklega í vistun. Foreldrum var tilkynnt um þessa breytingu um miðjan september. 25. september 2024 06:51 „Þetta gæti hlaupið á tugum hillumetra af skjölum“ Starfsfólk Þjóðskjalasafns og Grindavíkurbæjar ætlar að reyna að bjarga sem mestu af skjölum bæjarins í dag. Í forgangi eru skjöl er varða lóðir, barnavernd og fatlaða einstaklinga. Um mjög mikið magn er að ræða að mati skjalavarðar Þjóðskjalasafns. 15. nóvember 2023 11:32 Mest lesið Sveitarstjórn reyni að skrá íbúa úr sveitarfélaginu og ógni grundvallarréttindum Innlent Lögregla kölluð til eftir að bremsuvírar voru klipptir á reiðhjólum barna Innlent Skoða að efla geðheilbrigðisþjónustu á Austurlandi eftir röð áfalla Innlent Hleypur 110 kílómetra á dag til að setja heimsmet Innlent Kjölur ekki á dagskrá Innlent Fólk deili lyfseðlum og „míkródósi“: „Við getum ekki réttlætt þá meðferð“ Innlent Lögregla hafi hlaupið á sig á Siglufirði: „Þetta eru einstök prúðmenni“ Innlent „Mér hefur aldrei verið sýnd jafn mikil vanvirðing“ Innlent Ástand á stúdentagörðum: Ítrekuð innbrot, mat stolið, dýnur í kjallara og hland á gólfi Innlent Starfsfólk Alcoa vilji setja fyrirtækinu mörk Innlent Fleiri fréttir Sveitarstjórn reyni að skrá íbúa úr sveitarfélaginu og ógni grundvallarréttindum Skoða að efla geðheilbrigðisþjónustu á Austurlandi eftir röð áfalla Kjölur ekki á dagskrá Lögregla kölluð til eftir að bremsuvírar voru klipptir á reiðhjólum barna Hleypur 110 kílómetra á dag til að setja heimsmet Fólk deili lyfseðlum og „míkródósi“: „Við getum ekki réttlætt þá meðferð“ Deila lyfseðlum fyrir þyngdarstjórnunarlyf og undankeppni HM hefst Starfsfólk Alcoa vilji setja fyrirtækinu mörk Lögregla hafi hlaupið á sig á Siglufirði: „Þetta eru einstök prúðmenni“ Ætla að rannsaka meint undirboð á kísilmálmi „Mér hefur aldrei verið sýnd jafn mikil vanvirðing“ Hélt eiginkonu og fimm börnum í heljargreipum Breyta Korpuskóla til að anna eftirspurn í Klettaskóla Vegabætur á Vestfjörðum opni tækifæri í vetrarferðamennsku Vilja aðgerðir strax Ástand á stúdentagörðum: Ítrekuð innbrot, mat stolið, dýnur í kjallara og hland á gólfi „Geta verið dauðsföll, þú veist ekkert hvað er í þessu“ Öllum börnum undir sex mánaða boðin forvörn gegn RS veiru Vildu fá að vita hvort ríkisstyrkir hefðu farið í málsóknir gegn orkuframkvæmdum Vara við ólöglegum megrunarlyfjum sem eru í umferð Konan er fundin Sextán ára kveikti í herbergi sínu Þremur sleppt úr haldi og brotaþoli útskrifaður „Það kemur að því að við lendum í veseni“ Ekki hægt að þaga þegar stjórnmálamenn leika sér að því að særa fram tröllin 252,6 milljónir runnið í ríkissjóð úr dánarbúum án lögerfingja á tíu árum Þrjú söfn í eina sæng Yfirgefið hreysi víkur fyrir hundrað íbúðum Líkamsárás á gistiheimili „Ekkert óeðlilegt við það að endurskoða þetta kerfi“ Sjá meira
Frá þessu er greint í tilkynningu frá Þjóðskjalasafninu. Í tilkynningu segir að skilningur afhendingarskyldra aðila um lagalegu kröfur sem gerðar eru til skjalavörslu og skjalastjórnar hins opinbera hafi aukist mikið á undanförnum árum. Það hafi skilað sér í betri stöðu í skjalahaldi. Um 80 prósent stofnana, embætta og fyrirtækja ríkisins mælist á efstu stigum þroskamódels skjalavörslu og skjalastjórnar. Það er mælitæki um hvernig aðilar uppfylla lög, reglur og kröfur um skjalavörslu og skjalastjórn. Í fyrsta skipti mælast fjórtán afhendingarskyldir aðilar á þroskastigi 4 sem er skilgreint sem fyrirmyndar skjalavarsla og skjalastjórn. Gögnin og pappírarnir eru vel geymdir á Þjóðskjalasafninu. Þjóðskjalasafnið Ráðuneyti, stofnanir og framhaldsskólar Þessir aðilar eru Borgarholtsskóli, Fjársýslan, Fjölbrautaskólinn í Garðabæ, Fjölbrautaskólinn við Ármúla, Heilbrigðisráðuneytið, Heilbrigðisstofnun Norðurlands, Landsbókasafn Íslands – Háskólabókasafn, Landsnet hf., Matvælaráðuneytið, Sýslumaðurinn á höfuðborgarsvæðinu, Sýslumaðurinn á Norðurlandi vestra, Vinnueftirlit ríkisins, Þjóðminjasafn Íslands og Þjóðskjalasafn Íslands Þá kemur fram að aðrar niðurstöður könnunarinnar séu að stofnanir, embætti og fyrirtæki ríkisins noti um 1.900 rafræn gagnasöfn í sínum störfum. Notkun rafrænna gagnasafna hefur aukist í takt við aukna áherslu um stafræna þjónustu hins opinbera. Samhliða aukinni notkun þeirra hefur skjalamyndun og varðveisla á pappírsskjölum minnkað. 61 þúsund hillumetrar af pappírsskjölum Í dag eru um 61.100 hillumetrar af pappírsskjölum í vörslu afhendingarskyldra aðila ríkisins en þau voru 106.000 árið 2021. Samkvæmt því hefur umfangið minnkað um 42 prósent. Í tilkynningu segir að helstu ástæður þess sé aukin notkun rafrænna gagnasafna, rafrænnar vörslu, grisjun pappírsskjala samkvæmt reglum og aukin viðtaka pappírsskjala á Þjóðskjalasafn til langtímavarðveislu. Gott aðgengi er líka að gögnunum. Þjóðskjalasafnið Þó er reiknað með því að á næstu 30 árum muni Þjóðskjalasafn taka við þeim pappír sem þegar hefur orðið til hjá ríkinu og við það mun pappírssafnkostur safnsins stækka um 85 til 100 prósent á sama tíma.
Menning Söfn Tengdar fréttir Má ekki eyða myndböndum sem mátti ekki taka Fiskistofa braut persónuverndarlög með því að taka upp myndbönd af tveimur veiðiferðum fiskiskips með dróna. Reglur um opinber skjalasöfn koma þó í veg fyrir að Fiskistofa megi eyða myndböndunum. 27. september 2024 11:18 Þurfa að skila útprentuðum eyðublöðum því ekki tókst að uppfæra Völu Sú breyting var gerð hjá Reykjavíkurborg í haust að ætli foreldrar að hafa börn sín í leikskóla í haust- og vetrarfríi grunnskóla og jólafríi þurfa foreldrar að skrá börnin sérstaklega í vistun. Foreldrum var tilkynnt um þessa breytingu um miðjan september. 25. september 2024 06:51 „Þetta gæti hlaupið á tugum hillumetra af skjölum“ Starfsfólk Þjóðskjalasafns og Grindavíkurbæjar ætlar að reyna að bjarga sem mestu af skjölum bæjarins í dag. Í forgangi eru skjöl er varða lóðir, barnavernd og fatlaða einstaklinga. Um mjög mikið magn er að ræða að mati skjalavarðar Þjóðskjalasafns. 15. nóvember 2023 11:32 Mest lesið Sveitarstjórn reyni að skrá íbúa úr sveitarfélaginu og ógni grundvallarréttindum Innlent Lögregla kölluð til eftir að bremsuvírar voru klipptir á reiðhjólum barna Innlent Skoða að efla geðheilbrigðisþjónustu á Austurlandi eftir röð áfalla Innlent Hleypur 110 kílómetra á dag til að setja heimsmet Innlent Kjölur ekki á dagskrá Innlent Fólk deili lyfseðlum og „míkródósi“: „Við getum ekki réttlætt þá meðferð“ Innlent Lögregla hafi hlaupið á sig á Siglufirði: „Þetta eru einstök prúðmenni“ Innlent „Mér hefur aldrei verið sýnd jafn mikil vanvirðing“ Innlent Ástand á stúdentagörðum: Ítrekuð innbrot, mat stolið, dýnur í kjallara og hland á gólfi Innlent Starfsfólk Alcoa vilji setja fyrirtækinu mörk Innlent Fleiri fréttir Sveitarstjórn reyni að skrá íbúa úr sveitarfélaginu og ógni grundvallarréttindum Skoða að efla geðheilbrigðisþjónustu á Austurlandi eftir röð áfalla Kjölur ekki á dagskrá Lögregla kölluð til eftir að bremsuvírar voru klipptir á reiðhjólum barna Hleypur 110 kílómetra á dag til að setja heimsmet Fólk deili lyfseðlum og „míkródósi“: „Við getum ekki réttlætt þá meðferð“ Deila lyfseðlum fyrir þyngdarstjórnunarlyf og undankeppni HM hefst Starfsfólk Alcoa vilji setja fyrirtækinu mörk Lögregla hafi hlaupið á sig á Siglufirði: „Þetta eru einstök prúðmenni“ Ætla að rannsaka meint undirboð á kísilmálmi „Mér hefur aldrei verið sýnd jafn mikil vanvirðing“ Hélt eiginkonu og fimm börnum í heljargreipum Breyta Korpuskóla til að anna eftirspurn í Klettaskóla Vegabætur á Vestfjörðum opni tækifæri í vetrarferðamennsku Vilja aðgerðir strax Ástand á stúdentagörðum: Ítrekuð innbrot, mat stolið, dýnur í kjallara og hland á gólfi „Geta verið dauðsföll, þú veist ekkert hvað er í þessu“ Öllum börnum undir sex mánaða boðin forvörn gegn RS veiru Vildu fá að vita hvort ríkisstyrkir hefðu farið í málsóknir gegn orkuframkvæmdum Vara við ólöglegum megrunarlyfjum sem eru í umferð Konan er fundin Sextán ára kveikti í herbergi sínu Þremur sleppt úr haldi og brotaþoli útskrifaður „Það kemur að því að við lendum í veseni“ Ekki hægt að þaga þegar stjórnmálamenn leika sér að því að særa fram tröllin 252,6 milljónir runnið í ríkissjóð úr dánarbúum án lögerfingja á tíu árum Þrjú söfn í eina sæng Yfirgefið hreysi víkur fyrir hundrað íbúðum Líkamsárás á gistiheimili „Ekkert óeðlilegt við það að endurskoða þetta kerfi“ Sjá meira
Má ekki eyða myndböndum sem mátti ekki taka Fiskistofa braut persónuverndarlög með því að taka upp myndbönd af tveimur veiðiferðum fiskiskips með dróna. Reglur um opinber skjalasöfn koma þó í veg fyrir að Fiskistofa megi eyða myndböndunum. 27. september 2024 11:18
Þurfa að skila útprentuðum eyðublöðum því ekki tókst að uppfæra Völu Sú breyting var gerð hjá Reykjavíkurborg í haust að ætli foreldrar að hafa börn sín í leikskóla í haust- og vetrarfríi grunnskóla og jólafríi þurfa foreldrar að skrá börnin sérstaklega í vistun. Foreldrum var tilkynnt um þessa breytingu um miðjan september. 25. september 2024 06:51
„Þetta gæti hlaupið á tugum hillumetra af skjölum“ Starfsfólk Þjóðskjalasafns og Grindavíkurbæjar ætlar að reyna að bjarga sem mestu af skjölum bæjarins í dag. Í forgangi eru skjöl er varða lóðir, barnavernd og fatlaða einstaklinga. Um mjög mikið magn er að ræða að mati skjalavarðar Þjóðskjalasafns. 15. nóvember 2023 11:32