Um 61 þúsund hillumetrar af pappírsskjölum í vörslu ríkisins Lovísa Arnardóttir skrifar 10. desember 2024 10:51 Myndin er tekin á Þjóðskjalasafninu sem er einn þeirra fjórtán aðila sem er með fyrirmyndar skjalavörslu. Þjóðskjalasafnið Í dag eru um 61 þúsund hillumetrar af pappírsskjölum í vörslu afhendingarskyldra aðila ríkisins, þau voru 106.000 árið 2021. Umfangið hefur minnkað um 42 prósent. Helstu niðurstöður nýrrar eftirlitskönnunarinnar Þjóðskjalasafnsins eru að skjalavarsla og skjalastjórn ríkisins fari áfram batnandi. Í fyrsta skipti mælist fjórtán afhendingarskyldir aðilar á þroskastigi 4 sem væri skilgreint sem fyrirmyndar skjalavarsla og skjalastjórn. Frá þessu er greint í tilkynningu frá Þjóðskjalasafninu. Í tilkynningu segir að skilningur afhendingarskyldra aðila um lagalegu kröfur sem gerðar eru til skjalavörslu og skjalastjórnar hins opinbera hafi aukist mikið á undanförnum árum. Það hafi skilað sér í betri stöðu í skjalahaldi. Um 80 prósent stofnana, embætta og fyrirtækja ríkisins mælist á efstu stigum þroskamódels skjalavörslu og skjalastjórnar. Það er mælitæki um hvernig aðilar uppfylla lög, reglur og kröfur um skjalavörslu og skjalastjórn. Í fyrsta skipti mælast fjórtán afhendingarskyldir aðilar á þroskastigi 4 sem er skilgreint sem fyrirmyndar skjalavarsla og skjalastjórn. Gögnin og pappírarnir eru vel geymdir á Þjóðskjalasafninu. Þjóðskjalasafnið Ráðuneyti, stofnanir og framhaldsskólar Þessir aðilar eru Borgarholtsskóli, Fjársýslan, Fjölbrautaskólinn í Garðabæ, Fjölbrautaskólinn við Ármúla, Heilbrigðisráðuneytið, Heilbrigðisstofnun Norðurlands, Landsbókasafn Íslands – Háskólabókasafn, Landsnet hf., Matvælaráðuneytið, Sýslumaðurinn á höfuðborgarsvæðinu, Sýslumaðurinn á Norðurlandi vestra, Vinnueftirlit ríkisins, Þjóðminjasafn Íslands og Þjóðskjalasafn Íslands Þá kemur fram að aðrar niðurstöður könnunarinnar séu að stofnanir, embætti og fyrirtæki ríkisins noti um 1.900 rafræn gagnasöfn í sínum störfum. Notkun rafrænna gagnasafna hefur aukist í takt við aukna áherslu um stafræna þjónustu hins opinbera. Samhliða aukinni notkun þeirra hefur skjalamyndun og varðveisla á pappírsskjölum minnkað. 61 þúsund hillumetrar af pappírsskjölum Í dag eru um 61.100 hillumetrar af pappírsskjölum í vörslu afhendingarskyldra aðila ríkisins en þau voru 106.000 árið 2021. Samkvæmt því hefur umfangið minnkað um 42 prósent. Í tilkynningu segir að helstu ástæður þess sé aukin notkun rafrænna gagnasafna, rafrænnar vörslu, grisjun pappírsskjala samkvæmt reglum og aukin viðtaka pappírsskjala á Þjóðskjalasafn til langtímavarðveislu. Gott aðgengi er líka að gögnunum. Þjóðskjalasafnið Þó er reiknað með því að á næstu 30 árum muni Þjóðskjalasafn taka við þeim pappír sem þegar hefur orðið til hjá ríkinu og við það mun pappírssafnkostur safnsins stækka um 85 til 100 prósent á sama tíma. Menning Söfn Tengdar fréttir Má ekki eyða myndböndum sem mátti ekki taka Fiskistofa braut persónuverndarlög með því að taka upp myndbönd af tveimur veiðiferðum fiskiskips með dróna. Reglur um opinber skjalasöfn koma þó í veg fyrir að Fiskistofa megi eyða myndböndunum. 27. september 2024 11:18 Þurfa að skila útprentuðum eyðublöðum því ekki tókst að uppfæra Völu Sú breyting var gerð hjá Reykjavíkurborg í haust að ætli foreldrar að hafa börn sín í leikskóla í haust- og vetrarfríi grunnskóla og jólafríi þurfa foreldrar að skrá börnin sérstaklega í vistun. Foreldrum var tilkynnt um þessa breytingu um miðjan september. 25. september 2024 06:51 „Þetta gæti hlaupið á tugum hillumetra af skjölum“ Starfsfólk Þjóðskjalasafns og Grindavíkurbæjar ætlar að reyna að bjarga sem mestu af skjölum bæjarins í dag. Í forgangi eru skjöl er varða lóðir, barnavernd og fatlaða einstaklinga. Um mjög mikið magn er að ræða að mati skjalavarðar Þjóðskjalasafns. 15. nóvember 2023 11:32 Mest lesið Hringvegurinn í sundur vegna vatnavaxta Innlent Telja dagana frá síðasta innbroti Innlent Gat ekki lengur lesið en sagði engum frá því Innlent Von á mesta vindinum í marga mánuði Veður „Ég má ekki heita Hrísey en ég má heita Rodriguez“ Innlent „Þau eru að herja á börnin okkar“ Innlent Bandaríkjamenn sagðir vilja Tony Blair við stjórnvölinn á Gasa Erlent Hugmyndir kynntar um „miðstöð jaðaríþrótta“ í Toppstöðinni Innlent Minna fólk á að hafa vistir til þriggja daga á heimilinu Innlent Segist ekki munu leyfa Ísrael að innlima Vesturbakkann Erlent Fleiri fréttir Hringvegurinn í sundur vegna vatnavaxta Hugmyndir kynntar um „miðstöð jaðaríþrótta“ í Toppstöðinni Telja dagana frá síðasta innbroti Rannsaka líkamsárás og fjárkúgun Gat ekki lengur lesið en sagði engum frá því „Ég má ekki heita Hrísey en ég má heita Rodriguez“ Skvísur séu almennt frekar næringarsnauðar og börnin geti orðið matvönd „Þau eru að herja á börnin okkar“ Skipulagði bæjarferðir að vestan þannig að hann kæmist í Blóðbankann Lægð sem valdi meiri usla Minna fólk á að hafa vistir til þriggja daga á heimilinu Dæmigert hundaflaut að spyrja hvort kynin séu tvö Grafalvarleg staða í Danmörku, trampólínlægð og hundaflaut Viðvörunarstig hækkað: Auknar líkur á gosi Refsing fyrir að nauðga þroskaskertum manni milduð Breytingar í vændum á skrifstofu forseta Stærðarinnar grjót féll á fjölfarinn veg Bein útsending: Farið yfir það nýjasta í krabbameinsrannsóknum „Handagangur í öskjunni“ leiddi til þess að menntskælingar fengu áfengi Skæð fuglaflensa greindist á Norðurlandi Uppsagnir hjá Norðuráli í dag Þingmenn ræða stjórnlausa veðmálastarfsemi: Íslendingar Evrópumeistarar Stórt framfaraskref að færa Blóðbankann í Kringluna Austurstræti orðið að göngugötu Íbúar Ártúnsholts hrósa sigri gegn borginni - í bili Fyrsta trampólínlægðin væntanleg á morgun Dóttirin fær einungis að mæta einu sinni í viku í frístund Drónar í Danaveldi og Blóðbankinn opnar í Kringlunni „Skoðun mín skiptir ekki máli“ Nýtt Lækjartorg á ís þar til flóðamat liggur fyrir Sjá meira
Frá þessu er greint í tilkynningu frá Þjóðskjalasafninu. Í tilkynningu segir að skilningur afhendingarskyldra aðila um lagalegu kröfur sem gerðar eru til skjalavörslu og skjalastjórnar hins opinbera hafi aukist mikið á undanförnum árum. Það hafi skilað sér í betri stöðu í skjalahaldi. Um 80 prósent stofnana, embætta og fyrirtækja ríkisins mælist á efstu stigum þroskamódels skjalavörslu og skjalastjórnar. Það er mælitæki um hvernig aðilar uppfylla lög, reglur og kröfur um skjalavörslu og skjalastjórn. Í fyrsta skipti mælast fjórtán afhendingarskyldir aðilar á þroskastigi 4 sem er skilgreint sem fyrirmyndar skjalavarsla og skjalastjórn. Gögnin og pappírarnir eru vel geymdir á Þjóðskjalasafninu. Þjóðskjalasafnið Ráðuneyti, stofnanir og framhaldsskólar Þessir aðilar eru Borgarholtsskóli, Fjársýslan, Fjölbrautaskólinn í Garðabæ, Fjölbrautaskólinn við Ármúla, Heilbrigðisráðuneytið, Heilbrigðisstofnun Norðurlands, Landsbókasafn Íslands – Háskólabókasafn, Landsnet hf., Matvælaráðuneytið, Sýslumaðurinn á höfuðborgarsvæðinu, Sýslumaðurinn á Norðurlandi vestra, Vinnueftirlit ríkisins, Þjóðminjasafn Íslands og Þjóðskjalasafn Íslands Þá kemur fram að aðrar niðurstöður könnunarinnar séu að stofnanir, embætti og fyrirtæki ríkisins noti um 1.900 rafræn gagnasöfn í sínum störfum. Notkun rafrænna gagnasafna hefur aukist í takt við aukna áherslu um stafræna þjónustu hins opinbera. Samhliða aukinni notkun þeirra hefur skjalamyndun og varðveisla á pappírsskjölum minnkað. 61 þúsund hillumetrar af pappírsskjölum Í dag eru um 61.100 hillumetrar af pappírsskjölum í vörslu afhendingarskyldra aðila ríkisins en þau voru 106.000 árið 2021. Samkvæmt því hefur umfangið minnkað um 42 prósent. Í tilkynningu segir að helstu ástæður þess sé aukin notkun rafrænna gagnasafna, rafrænnar vörslu, grisjun pappírsskjala samkvæmt reglum og aukin viðtaka pappírsskjala á Þjóðskjalasafn til langtímavarðveislu. Gott aðgengi er líka að gögnunum. Þjóðskjalasafnið Þó er reiknað með því að á næstu 30 árum muni Þjóðskjalasafn taka við þeim pappír sem þegar hefur orðið til hjá ríkinu og við það mun pappírssafnkostur safnsins stækka um 85 til 100 prósent á sama tíma.
Menning Söfn Tengdar fréttir Má ekki eyða myndböndum sem mátti ekki taka Fiskistofa braut persónuverndarlög með því að taka upp myndbönd af tveimur veiðiferðum fiskiskips með dróna. Reglur um opinber skjalasöfn koma þó í veg fyrir að Fiskistofa megi eyða myndböndunum. 27. september 2024 11:18 Þurfa að skila útprentuðum eyðublöðum því ekki tókst að uppfæra Völu Sú breyting var gerð hjá Reykjavíkurborg í haust að ætli foreldrar að hafa börn sín í leikskóla í haust- og vetrarfríi grunnskóla og jólafríi þurfa foreldrar að skrá börnin sérstaklega í vistun. Foreldrum var tilkynnt um þessa breytingu um miðjan september. 25. september 2024 06:51 „Þetta gæti hlaupið á tugum hillumetra af skjölum“ Starfsfólk Þjóðskjalasafns og Grindavíkurbæjar ætlar að reyna að bjarga sem mestu af skjölum bæjarins í dag. Í forgangi eru skjöl er varða lóðir, barnavernd og fatlaða einstaklinga. Um mjög mikið magn er að ræða að mati skjalavarðar Þjóðskjalasafns. 15. nóvember 2023 11:32 Mest lesið Hringvegurinn í sundur vegna vatnavaxta Innlent Telja dagana frá síðasta innbroti Innlent Gat ekki lengur lesið en sagði engum frá því Innlent Von á mesta vindinum í marga mánuði Veður „Ég má ekki heita Hrísey en ég má heita Rodriguez“ Innlent „Þau eru að herja á börnin okkar“ Innlent Bandaríkjamenn sagðir vilja Tony Blair við stjórnvölinn á Gasa Erlent Hugmyndir kynntar um „miðstöð jaðaríþrótta“ í Toppstöðinni Innlent Minna fólk á að hafa vistir til þriggja daga á heimilinu Innlent Segist ekki munu leyfa Ísrael að innlima Vesturbakkann Erlent Fleiri fréttir Hringvegurinn í sundur vegna vatnavaxta Hugmyndir kynntar um „miðstöð jaðaríþrótta“ í Toppstöðinni Telja dagana frá síðasta innbroti Rannsaka líkamsárás og fjárkúgun Gat ekki lengur lesið en sagði engum frá því „Ég má ekki heita Hrísey en ég má heita Rodriguez“ Skvísur séu almennt frekar næringarsnauðar og börnin geti orðið matvönd „Þau eru að herja á börnin okkar“ Skipulagði bæjarferðir að vestan þannig að hann kæmist í Blóðbankann Lægð sem valdi meiri usla Minna fólk á að hafa vistir til þriggja daga á heimilinu Dæmigert hundaflaut að spyrja hvort kynin séu tvö Grafalvarleg staða í Danmörku, trampólínlægð og hundaflaut Viðvörunarstig hækkað: Auknar líkur á gosi Refsing fyrir að nauðga þroskaskertum manni milduð Breytingar í vændum á skrifstofu forseta Stærðarinnar grjót féll á fjölfarinn veg Bein útsending: Farið yfir það nýjasta í krabbameinsrannsóknum „Handagangur í öskjunni“ leiddi til þess að menntskælingar fengu áfengi Skæð fuglaflensa greindist á Norðurlandi Uppsagnir hjá Norðuráli í dag Þingmenn ræða stjórnlausa veðmálastarfsemi: Íslendingar Evrópumeistarar Stórt framfaraskref að færa Blóðbankann í Kringluna Austurstræti orðið að göngugötu Íbúar Ártúnsholts hrósa sigri gegn borginni - í bili Fyrsta trampólínlægðin væntanleg á morgun Dóttirin fær einungis að mæta einu sinni í viku í frístund Drónar í Danaveldi og Blóðbankinn opnar í Kringlunni „Skoðun mín skiptir ekki máli“ Nýtt Lækjartorg á ís þar til flóðamat liggur fyrir Sjá meira
Má ekki eyða myndböndum sem mátti ekki taka Fiskistofa braut persónuverndarlög með því að taka upp myndbönd af tveimur veiðiferðum fiskiskips með dróna. Reglur um opinber skjalasöfn koma þó í veg fyrir að Fiskistofa megi eyða myndböndunum. 27. september 2024 11:18
Þurfa að skila útprentuðum eyðublöðum því ekki tókst að uppfæra Völu Sú breyting var gerð hjá Reykjavíkurborg í haust að ætli foreldrar að hafa börn sín í leikskóla í haust- og vetrarfríi grunnskóla og jólafríi þurfa foreldrar að skrá börnin sérstaklega í vistun. Foreldrum var tilkynnt um þessa breytingu um miðjan september. 25. september 2024 06:51
„Þetta gæti hlaupið á tugum hillumetra af skjölum“ Starfsfólk Þjóðskjalasafns og Grindavíkurbæjar ætlar að reyna að bjarga sem mestu af skjölum bæjarins í dag. Í forgangi eru skjöl er varða lóðir, barnavernd og fatlaða einstaklinga. Um mjög mikið magn er að ræða að mati skjalavarðar Þjóðskjalasafns. 15. nóvember 2023 11:32