Náðu tökum á fjarvinnu: Sex ráð frá reynslubolta

Berglind Ragnarsdóttir ráðgjafi og þjónustuhönnuður hjá CoreMotif segist verða vör við að margir sem nú eru í fjarvinnu er fólk sem ekki hefur áður reynt fjarvinnu á eigin skinni. Að minnsta kosti ekki dögum eða vikum saman. Þar skiptir miklu máli að setja sér leikreglur þannig að dagarnir endi ekki á náttbuxum við eldhúsborðið.

Berglind hefur sjálf áralanga reynslu af fjarvinnu því starfsfólk CoreMotif er staðsett bæði í Reykjavík og í Stokkhólmi en fyrirtækið sérhæfir sig í stjórnendaráðgjöf. Áður starfaði hún sem ráðgjafi hjá alþjóða fyrirtækinu Centiro en það er með starfsemi í Bandaríkjunum, Indlandi og Svíþjóð.

Hvernig virkar fjarvinna í raun?

Berglind gefur okkur sex góð ráð og smá tips með hverju ráði um það sem hún hefur lært og hvað virkar best.

1. Setjið leikreglur

Ef teymið stillir saman strengi og ákveður í sameiningu hvaða reglur gilda um fjarvinnu eru minni líkur á að lenda í erfiðleikum. Með því að vera í samskiptum við samstarfsfélaga yfir daginn minnkum við einnig líkur á því að fjarvinnan hafi slæm áhrif á móralinn.

Tips: Setjið reglur um viðveru, fundi, samskipti og upplýsingaflæði og komið ykkur saman um hvaða tól þið ætlið að nota á meðan á þessu stendur þannig hópurinn sé samstilltur.

Daglegur morgunfundur til þess að taka stöðuna á hópnum og þeim verkefnum sem er í gangi er eitthvað sem fólk í hugbúnaðargerð þekkir vel og nýtist sérstaklega vel þegar teymi vinna á ólíkum stöðum.

2. Mættu í vinnuna

Það getur verið auðvelt að detta í þá gryfju að fara að sinna krökkunum eða heimilinu þegar unnið er heima, maður veit af þvottahrúgunni sem þarf að brjóta saman og auðvelt er að láta heimilisfólkið trufla sig. Til að vega upp á móti þessu er mikilvægt að setja upp rými eða aðstöðu sem er ætluð til vinnu og skipuleggja daginn eins og um venjulegan skrifstofudag sé að ræða.

Tips: Ekki setjast við eldhúsborðið í náttfötunum og byrja að vinna, vaknaðu klæddu þig, mættu á heimaskrifstofuna. Taktu reglulegar pásur og hádegismat og farðu úr vinnunni þegar dagurinn er búinn.

Með því að hafa daginn sem líkastan því sem þú ert vön/vanur á skrifstofunni ertu líklegri til þess að koma fleiru í verk.

3. Notaðu tæknina

Til eru ótalmörg tól sem hjálpa okkur við að gera þá daga sem við vinnum heima eins eðlilega og hægt er. Við erum svo heppin að það eru til öpp og forrit fyrir næstum því allt sem geta hjálpað okkur með samvinnu, verkefnastjórnun og margt fleira!

Tips: Spjallforrit eins og Slack eða Workspace hjálpa okkur að vera í sambandi við vinnufélagana og koma í veg fyrir að við einangrumst.

Verkefnastjórnunartól eins og Jira eða Asana hjálpar teymum að vera samstillt í verkefnum þegar boðleiðirnar eru aðeins lengri en fjarlægðin á milli stólanna á skrifstofunni.

Mural er síðan gott þegar halda á vinnustofur þar sem fólk safnast venjulega saman í kringum töflu.

4. Mættu á fundi

Fundir eru stór partur af vinnudegi margra og þegar við vinnum heima getum við ekki mætt í eigin persónu á fundi. Ein af stóru gryfjunum sem þeir sem vinna heima lenda í er að sitja og hlusta á stóra fundi þar sem fundurinn fer fram við borðið í stað þess að taka virkan þátt. Fjarfundatól eins og Zoom, Skype for Business, Teams eða Slack geta öll bjargað þessu.

Tips: Með því að hafa kveikt á video upptöku á fjarfundi er töluvert auðveldara að vera virkur þátttakandi. Þeir sem sitja við borðið sjá þig og þú þá. Í fullkomnum heimi myndu allir hringja inn á fundinn í sínu horni ef einn þarf að notast við fjarfundabúnað, þannig sitja allir við sama „borðið“ og fá sömu upplifun af fundinum.

5. Skapaðu andrúmsloftið

Skapaðu það vinnuumhverfi sem þú þrífst best í. Lýsing, hljóðvist, lykt eða eitthvað allt annað, bara það sem hjálpar þér að halda uppi orkustigi.

Tips: Kveiktu á sjónvarpinu. Það hljómar kannski eins og það sé andstætt því sem gott að gera en fyrir okkur sem erum vön opnum vinnurýmum og þrífumst best þegar það er smá erill í kringum okkur getur það orðið mjög yfirþyrmandi að sitja einn heima í þögninni. Gott ráð við þessu getur verið að hafa kveikt á sjónvarpinu í öðru herbergi, þannig getum við búið til sömu tilfinningu og í opnu vinnurými

6. Nýttu þér kostina við að vera heima

Mundu að þetta tekur enda, áður en við vitum af fer lífið í sinn vanagang og tal um kórónavírusinn verður fjarlæg minning. Það fylgja því ekki bara vandamál að vinna að heiman. Vinnudagurinn styttist þar sem þú þarft hvorki að koma þér í vinnu né heim og þú getur nýtt pásurnar þínar í hvað sem þú vilt.

Tips: Notaðu pásurnar í að eyða tíma með börnunum þínum, baka brauð, þvo þvott eða gera eitthvað sem annars myndi bíða þar til vinnudeginum væri lokið. Þetta eru forréttindi sem fylgja því að vera heima. Nýttu þér þau og njóttu þess að vinna heima!