Bylting á skjalasöfnum Svanhildur Bogadóttir skrifar 9. júní 2021 14:31 Í dag halda skjalasöfn um allan heim upp á Alþjóðlega skjaladaginn. Þetta árið er þema hans „Empowering Archives“ eða Eflum skjalasöfnin, sem á vel við í dag þar sem skjalasöfnin eru ekki áberandi í umræðunni. Stundum vilja skjalasöfn og mikilvægi þeirra gleymast, en fyrir marga er það þannig, að þeir vita ekki af skjalasöfnum fyrr en á þeim þarf að halda. Skjöl eru varðveitt af margvíslegum ástæðum; lagalegum, fjárhagslegum, sögulegum eða vegna þess að skjölin varðveita persónulegar upplýsingar sem varða réttindamál einstaklinga. Skjalasöfnin varðveita mikið af skjölum sem fjalla um ákvarðanir stjórnvalda og aðdraganda þeirra, allt frá minni til stærri mála. Mörg þessara mála tengjast lífi fólks með einum eða öðrum hætti og varða réttindi þeirra. Meirihluti skjala um ákvarðanir stjórnvalda eru öllum opin. Margar heimildir á söfnum tengjast tilteknum einstaklingum sérstaklega og getur þá aðgangur að þeim takmarkast við viðkomandi einstakling. Má þar til dæmis nefna einkunnir úr skólum, skattframtöl og skjöl frá barnaverndarnefnd. Opinber skjalasöfn á Íslandi eru Þjóðskjalasafn Íslands og tuttugu héraðsskjalasöfn en Borgarskjalasafn Reykjavíkur er eitt þeirra. Skjalasöfnin standa nú frammi fyrir gríðarlegum áskorunum við að tryggja að stafrænar upplýsingar varðveitist til framtíðar. Til þess þurfa þau mannafla og aðföng. Nær öll stjórnsýsla er nú á stafrænu formi og það hefur miklar breytingar í för með sér. Stafræn stjórnsýsla er komin til að vera og skiptir miklu máli fyrir samfélagið í heild sinni. Stafræn skjöl varðveitast hins vegar ekki af sjálfu sér, heldur þarf að undirbúa varðveislu þeirra með mun skipulagðri hætti en pappírsskjöl. Gagnasöfn, hvort sem um er að ræða skjalavistunarkerfi eða hina ýmsu gagnagrunna, þurfa að styðja við stafræna varðveislu til framtíðar. Gríðarlega mikilvægt er að stjórnvöld vinni ítarlega stefnumörkun með opinberum skjalasöfnum um varðveislu stafrænna gagna til að tryggja tilvist þeirra og aðgengi um ókomna framtíð. Langtímavarðveisla stafrænna gagna og hvernig eigi að veita aðgang að þeim er órjúfanlegur hluti af stafrænni vegferð hins opinbera. Auka þarf vægi skjalasafna í þeim leiðum sem valdar eru til að fullnýta hagnýtingu upplýsingatækninnar. Í stafrænni vegferð er horft til straumlínulagaðri, einfaldari og skilvirkari reksturs en sem fyrr, þá munu mikill hluti þeirra gagna sem verða til enda í langtímavarðveislu á opinberum skjalasöfnum. Ef ekkert er að gert, tapast upplýsingar og það hefur örugglega þegar gerst. Upplýsingasvarthol er ekki eitthvað í vísindaskáldsögum eða í framtíðinni heldur blákaldur veruleiki í stafrænum heimi. Þjóðskjalasafn Íslands leiðir vegferðina á Íslandi og hefur tekið upp dönsku aðferðafræðina svokölluðu við langtímavarðveislu stafrænna gagna. Með stoð í lögum um opinber skjalasöfn hefur Þjóðskjalasafn sett reglur um hvernig ný kerfi skuli tilkynnt áður en þau eru tekin í notkun og um eðli sérstakra vörsluútgáfa sem skal skila opinberumskjalasöfnum. Einnig þarf að tilkynna kerfi sem þegar eru í notkun og taka ákvörðun hvort eigi að varðveita gögnin úr þeim og hvort mögulegt sé að gera það í vörsluútgáfu eða hvort þurfi að prenta þau út. Óheimilt er að eyða opinberum skjölum án skriflegrar heimildar þjóðskjalavarðar og skv. sérstökum reglum safnsins. Borgarskjalasafn Reykjavíkur er stærsta héraðsskjalasafn Íslands en það tekur við skjölum frá öllu borgarkerfinu og frá öllum fyrirtækjum í meirihlutaeigu borgarinnar. Borgarskjalasafn hefur þegar hafið stafræna vegferð sína með móttöku tilkynninga um rafræn gagnasöfn borgarinnar. Þá hefur safnið gert samning við NEA (neaweb.dk) um að sinna ákveðnum verkþáttum við móttöku rafrænna vörsluútgáfna. Í framtíðinni þarf safnið fleiri starfsmenn og frekari aðföng til þess að geta haldið í við stafrænu umbreytinguna sem er í mikilli sókn hjá Reykjavíkurborg. Það verður að tryggja varðveislu upplýsinga úr kerfum um leið og þau eru tekin í notkun því þegar þau eru orðin úrelt þá getur það verið of seint. Borgarskjalasafn hefur síðastliðið ár unnið að því að kortleggja bæði eldri kerfi borgarinnar sem og núverandi kerfi. Í ágúst 2020 var formlega byrjað að taka við tilkynningum um kerfi sbr. Reglur Þjóðskjalasafns Íslands (nr. 877/2020) um tilkynningu, samþykkt og skil á rafrænum gagnasöfnum afhendingarskyldra aðila. Nú þegar hefur verið tekið á móti 35 tilkynningum og afgreiddar hafa verið 10 tilkynningar. Von er á fyrstu stafrænu vörsluútgáfunni til varðveislu á Borgarskjalasafni haustið 2021 skv. reglum Þjóðskjalasafns Íslands (nr. 100/2014) um afhendingu á vörsluútgáfum gagna úr rafrænum gagnakerfum afhendingarskyldra aðila. Opinber skjalasöfn á Íslandi búa við nýjan veruleika með þróun stafrænnar stjórnsýslu og eru mikilvægur hluti af henni. Gæta þarf þess að þau fylgi þróuninni með nauðsynlegu fjármagni og aðföngum. Með því er tryggt að stafræn gögn varðveitist í framtíðinni og séu aðgengileg komandi kynslóðum. Höfundur er borgarskjalavörður. Viltu birta grein á Vísi? Sendu okkur póst. Senda grein Söfn Mest lesið Ráðherra gengur fram án laga Svanur Guðmundsson Skoðun Fjögurra daga vinnuvika – nýr veruleiki? Sigvaldi Einarsson Skoðun Grafarvogur framtíðar verður til Sara Björg Sigurðardóttir Skoðun Málþófið um veiðigjöldin vekur miskunnsama Samverja Sigurjón Þórðarson Skoðun Sumargjöf Þórunn Sigurðardóttir Skoðun Gagnsæi og inntak Halldóra Lillý Jóhannsdóttir Skoðun Hagkvæmur kostur utan friðlands Jóna Bjarnadóttir Skoðun Stærðfræðikennari sem kann ekki að reikna? (Og getur ekki lært það!) Brynjólfur Þorvarðsson Skoðun Morðæðið á Gaza - Vitfirringin má ekki eyðileggja mennskuna Jón Baldvin Hannesson Skoðun Ágætu fyrrum samstarfsaðilar á Þjóðminjasafni Íslands Uggi Jónsson Skoðun Skoðun Skoðun Fjögurra daga vinnuvika – nýr veruleiki? Sigvaldi Einarsson skrifar Skoðun Ráðherra gengur fram án laga Svanur Guðmundsson skrifar Skoðun Hagkvæmur kostur utan friðlands Jóna Bjarnadóttir skrifar Skoðun Gagnsæi og inntak Halldóra Lillý Jóhannsdóttir skrifar Skoðun Sumargjöf Þórunn Sigurðardóttir skrifar Skoðun Hannað fyrir miklu stærri markaði Hjörtur J. Guðmundsson skrifar Skoðun Grafarvogur framtíðar verður til Sara Björg Sigurðardóttir skrifar Skoðun Málþófið um veiðigjöldin vekur miskunnsama Samverja Sigurjón Þórðarson skrifar Skoðun Menntastefna 2030 Guðmundur Ingi Kristinsson skrifar Skoðun Ágætu fyrrum samstarfsaðilar á Þjóðminjasafni Íslands Uggi Jónsson skrifar Skoðun Ferðamannaþorpin - Náttúruvá Þóra B. Hafsteinsdóttir skrifar Skoðun Vonarsvæði fyrir framtíðina – ábyrgð stjórnvalda kallar á verndun Huld Hafliðadóttir,Heimir Harðarson skrifar Skoðun Laxaharmleikur Jóhannes Sturlaugsson skrifar Skoðun Lýðræðið í skötulíki! Lilja Rafney Magnúsdóttir skrifar Skoðun Stærðfræðikennari sem kann ekki að reikna? (Og getur ekki lært það!) Brynjólfur Þorvarðsson skrifar Skoðun Íslendingar greiða sama hlutfall útgjalda í mat og Norðurlöndin Margrét Gísladóttir skrifar Skoðun Til varnar jafnlaunavottun Magnea Marinósdóttir skrifar Skoðun Heimaþjónusta og velferðartækni: Lykillinn að sjálfbæru heilbrigðiskerfi Auður Guðmundsdóttir skrifar Skoðun Barnaræninginn Pútín Gunnar Hólmsteinn Ársælsson skrifar Skoðun Um þjóð og ríki Gauti Kristmannsson skrifar Skoðun Málfrelsi og mörk þess á vettvangi lýðræðisins Helga Vala Helgadóttir skrifar Skoðun Sjókvíaeldi á Íslandi fjarstýrt með gervigreind frá Noregi Ingólfur Ásgeirsson skrifar Skoðun „Finnst ykkur skrýtið að ég mæti á Austurvöll – Pabba mínum var fórnað á altari niðurskurðar“ Davíð Bergmann skrifar Skoðun Hvers vegna skipta hagsmunir verslanakeðja meira máli en öryggi barna í Ásahverfi Reykjanesbæ? Ólafur Ívar Jónsson skrifar Skoðun Kjarnorkuákvæðið: Neyðarhemill en ekki léttvægt leikfang popúlista Kristinn Karl Brynjarsson skrifar Skoðun Stjórnarandstaðan er vannýtt auðlind Jón Daníelsson skrifar Skoðun Ef Veðurstofan spáði vitlausu veðri í 40 ár, væri það bara í lagi? Björn Ólafsson skrifar Skoðun Hægri sósíalismi Jón Ingi Hákonarson skrifar Skoðun 5 ára vegferð að skóla framtíðarinnar – eða ekki! Björgmundur Örn Guðmundsson skrifar Skoðun Ójafnvægi í jöfnunarkerfinu Anna Sigríður Guðnadóttir,Halla Karen Kristjánsdóttir,Lovísa Jónsdóttir skrifar Sjá meira
Í dag halda skjalasöfn um allan heim upp á Alþjóðlega skjaladaginn. Þetta árið er þema hans „Empowering Archives“ eða Eflum skjalasöfnin, sem á vel við í dag þar sem skjalasöfnin eru ekki áberandi í umræðunni. Stundum vilja skjalasöfn og mikilvægi þeirra gleymast, en fyrir marga er það þannig, að þeir vita ekki af skjalasöfnum fyrr en á þeim þarf að halda. Skjöl eru varðveitt af margvíslegum ástæðum; lagalegum, fjárhagslegum, sögulegum eða vegna þess að skjölin varðveita persónulegar upplýsingar sem varða réttindamál einstaklinga. Skjalasöfnin varðveita mikið af skjölum sem fjalla um ákvarðanir stjórnvalda og aðdraganda þeirra, allt frá minni til stærri mála. Mörg þessara mála tengjast lífi fólks með einum eða öðrum hætti og varða réttindi þeirra. Meirihluti skjala um ákvarðanir stjórnvalda eru öllum opin. Margar heimildir á söfnum tengjast tilteknum einstaklingum sérstaklega og getur þá aðgangur að þeim takmarkast við viðkomandi einstakling. Má þar til dæmis nefna einkunnir úr skólum, skattframtöl og skjöl frá barnaverndarnefnd. Opinber skjalasöfn á Íslandi eru Þjóðskjalasafn Íslands og tuttugu héraðsskjalasöfn en Borgarskjalasafn Reykjavíkur er eitt þeirra. Skjalasöfnin standa nú frammi fyrir gríðarlegum áskorunum við að tryggja að stafrænar upplýsingar varðveitist til framtíðar. Til þess þurfa þau mannafla og aðföng. Nær öll stjórnsýsla er nú á stafrænu formi og það hefur miklar breytingar í för með sér. Stafræn stjórnsýsla er komin til að vera og skiptir miklu máli fyrir samfélagið í heild sinni. Stafræn skjöl varðveitast hins vegar ekki af sjálfu sér, heldur þarf að undirbúa varðveislu þeirra með mun skipulagðri hætti en pappírsskjöl. Gagnasöfn, hvort sem um er að ræða skjalavistunarkerfi eða hina ýmsu gagnagrunna, þurfa að styðja við stafræna varðveislu til framtíðar. Gríðarlega mikilvægt er að stjórnvöld vinni ítarlega stefnumörkun með opinberum skjalasöfnum um varðveislu stafrænna gagna til að tryggja tilvist þeirra og aðgengi um ókomna framtíð. Langtímavarðveisla stafrænna gagna og hvernig eigi að veita aðgang að þeim er órjúfanlegur hluti af stafrænni vegferð hins opinbera. Auka þarf vægi skjalasafna í þeim leiðum sem valdar eru til að fullnýta hagnýtingu upplýsingatækninnar. Í stafrænni vegferð er horft til straumlínulagaðri, einfaldari og skilvirkari reksturs en sem fyrr, þá munu mikill hluti þeirra gagna sem verða til enda í langtímavarðveislu á opinberum skjalasöfnum. Ef ekkert er að gert, tapast upplýsingar og það hefur örugglega þegar gerst. Upplýsingasvarthol er ekki eitthvað í vísindaskáldsögum eða í framtíðinni heldur blákaldur veruleiki í stafrænum heimi. Þjóðskjalasafn Íslands leiðir vegferðina á Íslandi og hefur tekið upp dönsku aðferðafræðina svokölluðu við langtímavarðveislu stafrænna gagna. Með stoð í lögum um opinber skjalasöfn hefur Þjóðskjalasafn sett reglur um hvernig ný kerfi skuli tilkynnt áður en þau eru tekin í notkun og um eðli sérstakra vörsluútgáfa sem skal skila opinberumskjalasöfnum. Einnig þarf að tilkynna kerfi sem þegar eru í notkun og taka ákvörðun hvort eigi að varðveita gögnin úr þeim og hvort mögulegt sé að gera það í vörsluútgáfu eða hvort þurfi að prenta þau út. Óheimilt er að eyða opinberum skjölum án skriflegrar heimildar þjóðskjalavarðar og skv. sérstökum reglum safnsins. Borgarskjalasafn Reykjavíkur er stærsta héraðsskjalasafn Íslands en það tekur við skjölum frá öllu borgarkerfinu og frá öllum fyrirtækjum í meirihlutaeigu borgarinnar. Borgarskjalasafn hefur þegar hafið stafræna vegferð sína með móttöku tilkynninga um rafræn gagnasöfn borgarinnar. Þá hefur safnið gert samning við NEA (neaweb.dk) um að sinna ákveðnum verkþáttum við móttöku rafrænna vörsluútgáfna. Í framtíðinni þarf safnið fleiri starfsmenn og frekari aðföng til þess að geta haldið í við stafrænu umbreytinguna sem er í mikilli sókn hjá Reykjavíkurborg. Það verður að tryggja varðveislu upplýsinga úr kerfum um leið og þau eru tekin í notkun því þegar þau eru orðin úrelt þá getur það verið of seint. Borgarskjalasafn hefur síðastliðið ár unnið að því að kortleggja bæði eldri kerfi borgarinnar sem og núverandi kerfi. Í ágúst 2020 var formlega byrjað að taka við tilkynningum um kerfi sbr. Reglur Þjóðskjalasafns Íslands (nr. 877/2020) um tilkynningu, samþykkt og skil á rafrænum gagnasöfnum afhendingarskyldra aðila. Nú þegar hefur verið tekið á móti 35 tilkynningum og afgreiddar hafa verið 10 tilkynningar. Von er á fyrstu stafrænu vörsluútgáfunni til varðveislu á Borgarskjalasafni haustið 2021 skv. reglum Þjóðskjalasafns Íslands (nr. 100/2014) um afhendingu á vörsluútgáfum gagna úr rafrænum gagnakerfum afhendingarskyldra aðila. Opinber skjalasöfn á Íslandi búa við nýjan veruleika með þróun stafrænnar stjórnsýslu og eru mikilvægur hluti af henni. Gæta þarf þess að þau fylgi þróuninni með nauðsynlegu fjármagni og aðföngum. Með því er tryggt að stafræn gögn varðveitist í framtíðinni og séu aðgengileg komandi kynslóðum. Höfundur er borgarskjalavörður.
Skoðun Vonarsvæði fyrir framtíðina – ábyrgð stjórnvalda kallar á verndun Huld Hafliðadóttir,Heimir Harðarson skrifar
Skoðun Stærðfræðikennari sem kann ekki að reikna? (Og getur ekki lært það!) Brynjólfur Þorvarðsson skrifar
Skoðun Íslendingar greiða sama hlutfall útgjalda í mat og Norðurlöndin Margrét Gísladóttir skrifar
Skoðun Heimaþjónusta og velferðartækni: Lykillinn að sjálfbæru heilbrigðiskerfi Auður Guðmundsdóttir skrifar
Skoðun „Finnst ykkur skrýtið að ég mæti á Austurvöll – Pabba mínum var fórnað á altari niðurskurðar“ Davíð Bergmann skrifar
Skoðun Hvers vegna skipta hagsmunir verslanakeðja meira máli en öryggi barna í Ásahverfi Reykjanesbæ? Ólafur Ívar Jónsson skrifar
Skoðun Kjarnorkuákvæðið: Neyðarhemill en ekki léttvægt leikfang popúlista Kristinn Karl Brynjarsson skrifar
Skoðun Ójafnvægi í jöfnunarkerfinu Anna Sigríður Guðnadóttir,Halla Karen Kristjánsdóttir,Lovísa Jónsdóttir skrifar