Upplýsingamiðlun er grundvallarregla í breytinga- og krísustjórnun

„Það hefur sjaldan eða aldrei verið meiri áskorun fyrir stjórnendur að stýra starfsfólki og vinnustöðum en við þær aðstæður sem við búum við í dag á þessum óvissutímum, þegar hlutir breytast frá degi til dags eða jafnvel innan sama dags,” segir Gylfi Dalmann Aðalsteinsson dósent í mannauðstjórnun við Háskóla Íslands. Hann segir miðlun upplýsinga eitt af því sem stjórnendur þurfa að huga að og vanda sig vel við. 

„Það er grundvallarregla í breytinga- og krísustjórnun, miðla upplýsingum, koma í veg fyrir misskilning og rangar upplýsingar,” segir Gylfi.

Gylfi Dalmann er með M.A gráðu í vinnumarkaðsfræðum frá University of Warwick og hefur komið að ótal verkefnum og rannsóknum fyrir atvinnulífið. Þá hefur Gylfi starfað sem ráðgjafi hjá Hagvangi, stjórnendaþjálfi hjá IMG (nú Capacent) og fræðslustjóri hjá VR. Gylfi hefur kennt við Háskóla Íslands frá aldamótum.

Í dag fjallar Atvinnulífið á Vísi um upplýsingamiðlun til starfsfólks á erfiðum tímum.

Gylfi segir upplýsingamiðlun til starfsfólks miðað við stöðuna sem nú er uppi, ekki einfalda fyrir stjórnendur.

Að halda dampinum, viðhalda liðsheildinni, góðum starfsanda og jákvæðri vinnustaðamenningu eru meðal þeirra atriða sem stjórnendur þurfa að huga að,“

segir Gylfi og bætir við „Þetta er sérstaklega flókið verkefni þar sem margir hafa misst vinnuna, eru í hlutastarfi eða vinna alfarið heiman frá sér.“

Þá segir Gylfi ekki nóg að segja hlutina bara einu sinni.

„Í breytingastjórnun, en það sem við erum að upplifa er ekkert annað en meiriháttar breytingar er miðlun upplýsinga grundvallarreglan,“ segir Gylfi og bætir við ,,og það þarf að nota alla mögulega og ómögulegar leiðir til þess. 

Stundum er sagt að það þurfi að segja hlutina sjö sinnum á sjö mismunandi vegu til að fyrirbyggja misskilning og koma réttum skilaboðum á framfæri,“

segir Gylfi.

„Það er mikilvægt að upplýsa starfsmenn um stöðuna hverju sinni og mér sýnist stjórnendur, fyrirtæki og hagsmunasamtök fyrirtækja vera að standa sig vel þar,“ segir Gylfi og bendir sérstaklega á ferðaþjónustuna sem nú rær lífróður.

Góð ráð og algeng mistök

Gullna reglan er að segja allt, vera heiðarlegur, greina fljótt og örugglega frá því sem framundan er og segja allan sannleikann,“ 

segir Gylfi. 

Þá er oft hægt að huga að því sem betur má fara með því að horfa til þeirra atriða sem teljast algeng mistök. Gylfi nefnir tvö dæmi sérstaklega:

„Algengustu mistökin er að starfsmenn heyri of seint eða alls ekki um þau viðbrögð eða áætlanir sem fyrirtækja munu grípa til og starfsmenn fái jafnvel fréttir í gegnum fjölmiðla um það sem er að gerast, eins og þeir geta nú verið mikilvægir að koma upplýsingum á framfæri.

Svo þarf að passa sig að draga ekki einstaka starfshópa fram og segja þá vera hluta af þeim vanda sem fyrirtæki standa frammi fyrir, það er ekki góð latína. 

Þetta eru jú óviðráðanlegar ytri aðstæður, force majeur sem enginn sá fyrir að myndi gerast, þá skiptir mestu máli að sýna samheldni ekki sundurlyndi,“ segir Gylfi.

Áhrif uppsagna og fjarvinna

Gylfi segir einnig mikilvægt að stjórnendur geri sér grein fyrir áhrifum uppsagna. Þar þurfi að hlúa vel að þeim sem missa vinnuna og veita þeim allan þá stuðning sem hægt er. Oft komi stéttarfélögin inn í þá vinnu og veiti sínum félagsmönnum aðstoð.

Svo má ekki gleyma þeim sem eftir sitja, sleppa við uppsagnir, eru hólpnir, það þarf einnig að huga að þeim,“ 

segir Gylfi.

„Stjórnendur gætu hugað að því sem er kallað „heilkenni hins hólpna“ eða „lay off survivor“. Uppsagnir reyna á mjög marga aðila innan vinnustaða, ekki bara þann sem fær uppsögnina heldur líka stjórnendur og þá sem þurfa að standa að uppsögninni og ekki síst þá sem eftir sitja. Það þarf að huga mjög vel að þessu,“ segir Gylfi.

Loks bendir Gylfi á mikilvægi þess að stjórnendur séu í sambandi við starfsfólk sem nú starfar í fjarvinnu.

„Það er mjög mikilvægt fyrir stjórnendur að vera í góðu sambandi við starfsmenns sína, sérstaklega við þá sem eru að vinna heiman frá sér, sem jafnvel hafa gert það í nokkrar vikur eins og dæmi eru um, eða eru í hlutastarfaúrræðinu og vinna minna en ella,“ segir Gylfi og bætir við „Þetta er gert og er hægt að gera með öllum þeim fjarvinnu- og fjarfundamöguleikum sem eru í boði, Workplace FB, Teams, Zoom og fleira.“