Ríkir gagnsæi hjá þínu fyrirtæki? Þorsteinn Guðmundsson skrifar 9. desember 2022 13:31 Í persónuverndarlögum segir að markmið þeirra sé m.a. að stuðla að því að með persónuupplýsingar sé farið í samræmi við grundvallarsjónarmið og reglur um persónuvernd og friðhelgi einkalífs. Stór þáttur í því að njóta friðhelgi einkalífsins gagnvart vinnslu persónuupplýsinga er að vinnslan teljist gagnsæ og sanngjörn, þ.e. uppfylli skilyrði sanngirnisreglu persónuverndarlaga. Það er því grundvallarskilyrði að einstaklingar viti að unnið sé með persónuupplýsingar um þá. Fyrirtækjum sem vinna persónuupplýsingar um viðskiptavini sína ber því samkvæmt persónuverndarlögum að tilkynna þeim um vinnsluna en slíkar upplýsingar hafa mikla þýðingu fyrir viðkomandi t.a.m. til að geta tekið afstöðu til vinnslunnar út frá þeim réttindum sem persónuverndarlög veita. Algengast er að slíkar tilkynningar séu færðar fyrir augu viðskiptavina með svokölluðum persónuverndarstefnum á vefsíðum fyrirtækja. Það skiptir máli hvert innihald persónuverndarstefnu er Fjölmörg atriði þarf að hafa í huga þegar slíkar persónuverndarstefnur eru settar fram en hér verður þó einungis tæpt á þeim helstu. Vart ætti að þurfa taka það fram að mikilvægast af öllu er að fyrirtæki hafi yfirhöfuð upplýsingar um vinnslu þeirra á persónuupplýsingum viðskiptavina á vefsíðu fyrirtækisins t.d. í formi persónuverndarstefnu. Það er ekki síður mikilvægt að persónuverndarstefna sé á áberandi stað og helst á aðalsíðu fyrirtækjavefsins. Þannig ætti ekki að þurfa nema einn til tvo „smelli“ til að komast í stefnuna. Miklu máli getur skipt hvernig persónuverndarstefnur eru orðaðar því skýrt þarf að koma fram hvaða upplýsingar unnið er með og hvenær. Ekki ætti því að nota orðalag eins og “… dæmi um persónuupplýsingar sem unnið er með”, “… gætum unnið með …”, „… kunnum að vinna með …“ eða „… vinnum einkum …“ þegar lýst er hvaða persónuupplýsingar eru unnar. Slíkt orðalag er þó ansi algengt þrátt fyrir að vera ófullnægjandi því eins og áður sagði er það grundvallaratriði að einstaklingar viti hvaða persónuupplýsingar eru unnar um þá og hvenær það er gert. Hér er því mikilvægt að fyrirtæki noti meira afgerandi orðalag enda ætti það ekki að vefjast fyrir fyrirtækjum, sem hafa útbúið vinnsluskrá, hvenær það vinnur persónuupplýsingar um viðskiptavini sína. Rétt er að hafa það í huga að persónuverndarstefnur eru í eðli sínu upplýsingar til hins almenna neytenda og ættu því að vera á einföldu og skýru máli. Forðast ætti að nota óútskýrð hugtök úr persónuverndarlögum og annað lagatæknimál. Því miður er alltof algengt að sjá persónuverndarstefnur þar sem notast er við langar málsgreinar, t.a.m. þar sem vinnslu persónuupplýsinga er lýst í samfelldu máli sem fyllir margar línur. Betra er að setja textann upp í punktaformi til að gera textann aðgengilegri og sporna með því við „upplýsingaþreytu“. Í því samhengi má benda á ef viðskiptavinir skilja almennt ekki efni persónuverndarstefnu og geta þannig ekki ráðið af henni hvaða persónuupplýsingar eru unnar um þá eða hvenær það er gert, þá uppfyllir vinnslan ekki kröfur persónuverndarlaga um sanngirni og gagnsæi. Staða íslenskra fyrirtækja gagnvart persónuvernd Eftir skoðun á fjölda vefsíðna er óhætt að fullyrða að stór hluti fyrirtækja á Íslandi uppfyllir ekki fyrrgreind skilyrði persónuverndarlaga. Í því sambandi ætti að vera nokkuð augljóst að fyrirtæki sem ekki birtir upplýsingar um vinnslu þeirra á persónuupplýsingum viðskiptavina á vefsíðu sinni, getur ekki talist uppfylla kröfur persónuverndarlaga um sanngjarna og gagnsæja vinnslu. Einnig er ljóst að fyrirtæki sem birtir ófullnægjandi persónuverndarstefnu, eins og hér hefur verið lýst, gerir það ekki heldur. Það er mikið í húfi fyrir rekstraraðila að hafa persónuverndarmálin á hreinu því trúverðugleiki fyrirtækja og traust viðskiptavina verða ekki metin til fjár. Það verða þó hins vegar sektarákvarðanir Persónuverndar, því samkvæmt lögunum geta sektir fyrir brot á þeim reglum sem hér um ræðir numið allt að 2,4 milljörðum eða 4% af ársveltu, eftir því hvort er hærra. Rétt er því að hvetja rekstraraðila fyrirtækja til að birta upplýsingar um vinnslu þeirra á persónuupplýsingum viðskiptavina á vefsíðum sínum. Einnig þarf að ganga úr skugga um að persónuverndarstefnan uppfylli skilyrði persónuverndarlaga. Að öðrum kosti gæti aðgerðarleysi í þessum efnum leitt til þess að bæði glatist fé og traust. Höfundur er lögfræðingur og starfar sem persónuverndarráðgjafi. Viltu birta grein á Vísi? Sendu okkur póst. Senda grein Persónuvernd Mest lesið Þétting í þágu hverra? Sara Björg Sigurðardóttir Skoðun Flokkar sem telja almenning of vitlausan til að vita hvað sé sér fyrir bestu Þórður Snær Júlíusson Skoðun Hver á auðlindir Íslands? – Kallar á nýja og skýra löggjöf Einar G. Harðarson Skoðun Úlfar sem forðast sól! Jóna Guðbjörg Árnadóttir Skoðun Hann valdi sér nafnið Leó Bjarni Karlsson Skoðun Misskilin sjálfsmynd Finnur Thorlacius Eiríksson Skoðun Halldór 10.05.2025 Halldór Byggðalína eða Borgarlína Guðmundur Haukur Jakobsson Skoðun Óvandaður og einhliða fréttaflutningur RÚV af stríðinu á Gaza Birgir Finnsson Skoðun Til hvers þá að segja satt? Pólitískt baktjaldamakk og upplýsingafölsun í Suðurnesjabæ Ari Gylfason Skoðun Skoðun Skoðun Fátækt á Íslandi: Áskoranir, viðkvæmir hópar og leiðir til úrbóta Friðþjófur Helgi Karlsson skrifar Skoðun Verndum vörumerki í tónlist Eiríkur Sigurðsson skrifar Skoðun Hann valdi sér nafnið Leó Bjarni Karlsson skrifar Skoðun Misskilin sjálfsmynd Finnur Thorlacius Eiríksson skrifar Skoðun Hvenær er nóg nóg? Ása Berglind Hjálmarsdóttir skrifar Skoðun Byggðalína eða Borgarlína Guðmundur Haukur Jakobsson skrifar Skoðun Úlfar sem forðast sól! Jóna Guðbjörg Árnadóttir skrifar Skoðun Aldrei aftur Halla Hrund Logadóttir skrifar Skoðun Tala ekki um lokamarkmiðið Hjörtur J. Guðmundsson skrifar Skoðun Hver á auðlindir Íslands? – Kallar á nýja og skýra löggjöf Einar G. Harðarson skrifar Skoðun Þétting í þágu hverra? Sara Björg Sigurðardóttir skrifar Skoðun Flokkar sem telja almenning of vitlausan til að vita hvað sé sér fyrir bestu Þórður Snær Júlíusson skrifar Skoðun Til hvers þá að segja satt? Pólitískt baktjaldamakk og upplýsingafölsun í Suðurnesjabæ Ari Gylfason skrifar Skoðun POTS er ekki tískubylgja Hanna Birna Valdimarsdóttir,Hugrún Vignisdóttir skrifar Skoðun Er niðurstaðan einstök? Ársreikningur Hveragerðisbæjar 2024 Friðrik Sigurbjörnsson,Eyþór H. Ólafsson skrifar Skoðun Hvað er verið að leiðrétta? Ægir Örn Arnarson skrifar Skoðun Loftslagsaðgerðir eru forsenda velsældar til framtíðar – ekki valkostur: Svargrein við niðurstöðum rannsóknar sem kynnt var á Velsældarþingi í gær Laura Sólveig Lefort Scheefer skrifar Skoðun Afsökunarbeiðni til fyrri kynslóða – og þeirra sem erfa munu landið Arnar Þór Jónsson skrifar Skoðun 75 ár af evrópskri samheldni og samvinnu Clara Ganslandt skrifar Skoðun Sigurður Ingi í mikilli mótsögn við sjálfan sig! Magnús Guðmundsson skrifar Skoðun Vetrarvirkjanir Sigurður Ingi Friðleifsson skrifar Skoðun Yfirgnæfandi meirihluti vill þjóðaratkvæði Jón Steindór Valdimarsson skrifar Skoðun Smábátar eru framtíðin, segir David Attenborough Kjartan Sveinsson skrifar Skoðun Leiðrétting veiðigjalda mun skila sér í bættum innviðum Arna Lára Jónsdóttir skrifar Skoðun Hvað er verið að leiðrétta? Gabríel Ingimarsson,Sverrir Páll Einarsson,Alexander Hauksson,Ingvar Þóroddsson,María Ellen Steingrimsdóttir,Oddgeir Páll Georgsson,Ingunn Rós Kristjánsdóttir skrifar Skoðun Efnahagslegur hagvöxtur þýðir ekki endilega samfélagslegur hagvöxtur Davíð Routley skrifar Skoðun Börn innan seilingar Árni Guðmundsson skrifar Skoðun Hallarekstur í Hafnarfirði Jón Ingi Hákonarson skrifar Skoðun Hvers konar Evrópuríki viljum við vera? Magnús Árni Skjöld Magnússon skrifar Skoðun Orðskrípið sem bjarga á veiðigjaldinu Ólafur Adolfsson skrifar Sjá meira
Í persónuverndarlögum segir að markmið þeirra sé m.a. að stuðla að því að með persónuupplýsingar sé farið í samræmi við grundvallarsjónarmið og reglur um persónuvernd og friðhelgi einkalífs. Stór þáttur í því að njóta friðhelgi einkalífsins gagnvart vinnslu persónuupplýsinga er að vinnslan teljist gagnsæ og sanngjörn, þ.e. uppfylli skilyrði sanngirnisreglu persónuverndarlaga. Það er því grundvallarskilyrði að einstaklingar viti að unnið sé með persónuupplýsingar um þá. Fyrirtækjum sem vinna persónuupplýsingar um viðskiptavini sína ber því samkvæmt persónuverndarlögum að tilkynna þeim um vinnsluna en slíkar upplýsingar hafa mikla þýðingu fyrir viðkomandi t.a.m. til að geta tekið afstöðu til vinnslunnar út frá þeim réttindum sem persónuverndarlög veita. Algengast er að slíkar tilkynningar séu færðar fyrir augu viðskiptavina með svokölluðum persónuverndarstefnum á vefsíðum fyrirtækja. Það skiptir máli hvert innihald persónuverndarstefnu er Fjölmörg atriði þarf að hafa í huga þegar slíkar persónuverndarstefnur eru settar fram en hér verður þó einungis tæpt á þeim helstu. Vart ætti að þurfa taka það fram að mikilvægast af öllu er að fyrirtæki hafi yfirhöfuð upplýsingar um vinnslu þeirra á persónuupplýsingum viðskiptavina á vefsíðu fyrirtækisins t.d. í formi persónuverndarstefnu. Það er ekki síður mikilvægt að persónuverndarstefna sé á áberandi stað og helst á aðalsíðu fyrirtækjavefsins. Þannig ætti ekki að þurfa nema einn til tvo „smelli“ til að komast í stefnuna. Miklu máli getur skipt hvernig persónuverndarstefnur eru orðaðar því skýrt þarf að koma fram hvaða upplýsingar unnið er með og hvenær. Ekki ætti því að nota orðalag eins og “… dæmi um persónuupplýsingar sem unnið er með”, “… gætum unnið með …”, „… kunnum að vinna með …“ eða „… vinnum einkum …“ þegar lýst er hvaða persónuupplýsingar eru unnar. Slíkt orðalag er þó ansi algengt þrátt fyrir að vera ófullnægjandi því eins og áður sagði er það grundvallaratriði að einstaklingar viti hvaða persónuupplýsingar eru unnar um þá og hvenær það er gert. Hér er því mikilvægt að fyrirtæki noti meira afgerandi orðalag enda ætti það ekki að vefjast fyrir fyrirtækjum, sem hafa útbúið vinnsluskrá, hvenær það vinnur persónuupplýsingar um viðskiptavini sína. Rétt er að hafa það í huga að persónuverndarstefnur eru í eðli sínu upplýsingar til hins almenna neytenda og ættu því að vera á einföldu og skýru máli. Forðast ætti að nota óútskýrð hugtök úr persónuverndarlögum og annað lagatæknimál. Því miður er alltof algengt að sjá persónuverndarstefnur þar sem notast er við langar málsgreinar, t.a.m. þar sem vinnslu persónuupplýsinga er lýst í samfelldu máli sem fyllir margar línur. Betra er að setja textann upp í punktaformi til að gera textann aðgengilegri og sporna með því við „upplýsingaþreytu“. Í því samhengi má benda á ef viðskiptavinir skilja almennt ekki efni persónuverndarstefnu og geta þannig ekki ráðið af henni hvaða persónuupplýsingar eru unnar um þá eða hvenær það er gert, þá uppfyllir vinnslan ekki kröfur persónuverndarlaga um sanngirni og gagnsæi. Staða íslenskra fyrirtækja gagnvart persónuvernd Eftir skoðun á fjölda vefsíðna er óhætt að fullyrða að stór hluti fyrirtækja á Íslandi uppfyllir ekki fyrrgreind skilyrði persónuverndarlaga. Í því sambandi ætti að vera nokkuð augljóst að fyrirtæki sem ekki birtir upplýsingar um vinnslu þeirra á persónuupplýsingum viðskiptavina á vefsíðu sinni, getur ekki talist uppfylla kröfur persónuverndarlaga um sanngjarna og gagnsæja vinnslu. Einnig er ljóst að fyrirtæki sem birtir ófullnægjandi persónuverndarstefnu, eins og hér hefur verið lýst, gerir það ekki heldur. Það er mikið í húfi fyrir rekstraraðila að hafa persónuverndarmálin á hreinu því trúverðugleiki fyrirtækja og traust viðskiptavina verða ekki metin til fjár. Það verða þó hins vegar sektarákvarðanir Persónuverndar, því samkvæmt lögunum geta sektir fyrir brot á þeim reglum sem hér um ræðir numið allt að 2,4 milljörðum eða 4% af ársveltu, eftir því hvort er hærra. Rétt er því að hvetja rekstraraðila fyrirtækja til að birta upplýsingar um vinnslu þeirra á persónuupplýsingum viðskiptavina á vefsíðum sínum. Einnig þarf að ganga úr skugga um að persónuverndarstefnan uppfylli skilyrði persónuverndarlaga. Að öðrum kosti gæti aðgerðarleysi í þessum efnum leitt til þess að bæði glatist fé og traust. Höfundur er lögfræðingur og starfar sem persónuverndarráðgjafi.
Flokkar sem telja almenning of vitlausan til að vita hvað sé sér fyrir bestu Þórður Snær Júlíusson Skoðun
Til hvers þá að segja satt? Pólitískt baktjaldamakk og upplýsingafölsun í Suðurnesjabæ Ari Gylfason Skoðun
Skoðun Fátækt á Íslandi: Áskoranir, viðkvæmir hópar og leiðir til úrbóta Friðþjófur Helgi Karlsson skrifar
Skoðun Flokkar sem telja almenning of vitlausan til að vita hvað sé sér fyrir bestu Þórður Snær Júlíusson skrifar
Skoðun Til hvers þá að segja satt? Pólitískt baktjaldamakk og upplýsingafölsun í Suðurnesjabæ Ari Gylfason skrifar
Skoðun Er niðurstaðan einstök? Ársreikningur Hveragerðisbæjar 2024 Friðrik Sigurbjörnsson,Eyþór H. Ólafsson skrifar
Skoðun Loftslagsaðgerðir eru forsenda velsældar til framtíðar – ekki valkostur: Svargrein við niðurstöðum rannsóknar sem kynnt var á Velsældarþingi í gær Laura Sólveig Lefort Scheefer skrifar
Skoðun Afsökunarbeiðni til fyrri kynslóða – og þeirra sem erfa munu landið Arnar Þór Jónsson skrifar
Skoðun Hvað er verið að leiðrétta? Gabríel Ingimarsson,Sverrir Páll Einarsson,Alexander Hauksson,Ingvar Þóroddsson,María Ellen Steingrimsdóttir,Oddgeir Páll Georgsson,Ingunn Rós Kristjánsdóttir skrifar
Skoðun Efnahagslegur hagvöxtur þýðir ekki endilega samfélagslegur hagvöxtur Davíð Routley skrifar
Flokkar sem telja almenning of vitlausan til að vita hvað sé sér fyrir bestu Þórður Snær Júlíusson Skoðun
Til hvers þá að segja satt? Pólitískt baktjaldamakk og upplýsingafölsun í Suðurnesjabæ Ari Gylfason Skoðun