Van­hæfir stjórn­endur: birtingar­mynd þeirra og lausnir fyrir al­mennt starfs­fólk

Fyrir atvinnurekendur er góður stjórnandi gulls ígildi og margfalt það. Góður stjórnandi eflir undirmenn sína, meðstjórnendur, og oft sína eigin stjórnendur. Góður stjórnandi er lykillinn að samhæfðu og sterku teymi, sem skilar sér í betri þjónustu, meiri framleiðni, og lægri kostnað í alla staði fyrir atvinnurekanda.

Vanhæfur stjórnandi hins vegar stór eykur allan kostnað hjá atvinnurekanda, bæði vegna mistaka stjórnanda og forðunar á nauðsynlegri ákvarðanatöku, skertrar framleiðni starfsfólks, aukinni fjarveru og veikinda hjá starfsfólki, óánægju og auknum kröfum frá þjónustuþegum, sem og vegna hærri veltu á starfsfólki.

Birtingarmynd vanhæfis stjórnenda

Ef stjórnandi er vanhæfur til starfa, eru birtingarmyndir ýmsar og flestar þá sjáanlegar hjá stjórnandanum sjálfum, í framleiðni og þjónustu starfsfólksins, sem og frá þjónustuþegum atvinnurekanda. Þar má til dæmis nefna:

• Stjórnandinn sýnir fælni við hvers kyns ákvarðanatök. Starfsfólk mun eiga erfitt með að sinna nauðsynlegum störfum, óánægja fer að gera vart um sig meðal starfsfólks sem og þjónustuþega sem fá léleg svör eða enga þjónustu vegna ákvarðanafælni stjórnanda og erfiðleika starfsfólk til að sinna starfi sínu sem skyldi.
• Stjórnandinn mun forðast samskipti við undirmenn; tölvupóstum og símtölum er illa svarað. Starfsfólk mun eiga erfitt með að sinna starfi sínu og til að ganga úr skugga um að nauðsynleg verkefni stoppi ekki vegna vanhæfni stjórnanda fer starfsfólk að leita leiða til að komast framhjá settum verkferlum sem fela í sér inngrip stjórnanda, eða verkefni tengd stjórnanda eru hunsuð.
• Stjórnandi fer að hygla já-fólki umfram annað starfsfólk. Þetta eru fyrstu skrefin að neikvæðri vinnustaðarmenningu, þar sem starfsfólkið lærir að góð vinnubrögð og framleiðni er ekki lykillinn að velgengni, heldur að hampa þeim vanhæfa og þeirra niðurrífandi störfum. Fyrir starfsfólk sem á erfitt með að sýna já-hegðun fer að bera á lærðu hjálparleysi og minni framleiðni.
• Ef fundur er haldinn með stjórnandanum mun viðkomandi taka yfir fundinn, og eingöngu þeirra eigin orð, hugsanir, og ákvarðanir eru teknar gildar á fundum. Málefni sem ekki er valið af stjórnandanum sjálfum er ekki rætt. Starfsfólk skynjar sem svo að skoðanir þeirra séu hunsaðar og mikilvæg verkefni eru látin sitja á hakanum. Bitnar þetta bæði á starfsanda starfsfólks, en einnig á atvinnurekandanum sjálfum þar sem rödd sérfræðinga er hunsuð á jafns við annað starfsfólk.
• Ef taka þarf erfiðar ákvarðanir mun vanhæfi stjórnandinn koma sér undan ábyrgðinni og setja á annað starfsfólk. Starfsfólk er þá sett í þá aðstöðu að þurfa að svara fyrir ákvarðanir sem það hvorki stjórnar né getur haft áhrif á, eykur þetta óánægju meðal þeirra sem lenda undir ábyrgðinni sem minnkar framleiðni þeirra, þjónustustig þeirra lækkar, og fer starfsfólkið að hugsa sér til hreyfingar frá atvinnurekandanum.
• Stjórnandinn mun forðast erfið samtöl, eða svarar starfsfólki með orðarugli eða tómum langlokum sem í besta falli skila engu, en í versta falli ruglar starfsfólk. Ef stjórnandinn er krafinn svara koma oft fölsk loforð sem ekki er staðið við, sem eykur á óánægju starfsfólks og þjónustuþega.
• Almenn óánægja hjá starfsfólki mun koma fram, starfsfólk sýnir minni framleiðni, þjónustustig lækkar, með tilheyrandi kostnaði fyrir atvinnurekanda og óánægju þjónustuþega.
• Starfsfólk fer að líta í kringum sig eftir betri kostum, velta á starfsfólki eykst með tilheyrandi kostnaði.
• Fjarvera og veikindi meðal starfsfólks mun aukast með tilheyrandi kostnaði, forðun frá starfsstöð og aðstæðum með stjórnanda fer að koma fram.

Því hærra settur sem stjórnandinn er, því alvarlegri eru afleiðingar vanhæfni viðkomandi. Vanhæfir stjórnendur eiga það til að umvefja sig af meðvirku já-fólki sem áfram smitast þá til fleira starfsfólks. Ef starfsfólk reynir að mótmæla eða fara á móts við vanhæfa stjórnandann, þá eru raddir þeirra einstaklinga kæfðar niður með brottrekstri, tilfærslum í starfi eða hótunum um slíkt, fjárhagslegu ofbeldi, eða eineltis tilburðum af hendi vanhæfa stjórnandans.

Inngrip mannauðssviðs hjá almennum stjórnendum

Vanhæfni hjá stjórnanda getur verið vegna vöntunar á menntun, þekkingu, reynslu, eða einfaldlega vegna þess að stjórnandinn passar ekki inn í það teymi sem viðkomandi var settur yfir. Vanhæfnin getur líka verið margþætt vandamál, og sprottið upp vegna allra fyrrnefnda þátta.

Er vandamál koma upp hjá atvinnurekanda vegna vanhæfis almenns stjórnanda þá hefur mannauðssvið ýmis tæki og tól til þess að grípa inn í málið og reyna að efla stjórandann, og teymi viðkomandi, á sem bestan máta. Stundum er hægt að koma á móts við stjórnandann með því að auka á menntun og þekkingu viðkomandi, veita viðkomandi aðgengi að frekari reynslu, eða handleiðslu við það hvernig stjórna eigi mismunandi teymum.

Hafa þarf samt í huga að engin tæki og tól hjá mannauðssviði getur eflt stjórnanda sem er mótfallinn, eða hafnar því að vera efldur í starfi, eða sem sér ekki nauðsyn þess að breyta stjórnunarháttum sínum. Mótþrói stjórnanda sem sýnt hefur vanhæfni í starfi við að efla sjálfan sig getur skapað mikla erfiðleika fyrir atvinnurekanda, nema komi til brottrekstrar viðkomandi.

Þegar mannauðssvið tekur eftir vandamálum vegna vanhæfs stjórnanda sem ekki er hægt að efla í starfi, né koma úr starfi, eru fyrstu skref að huga að því starfsfólki sem er stjórnandanum næst. Eru sterkir milli-stjórnendur þá bakbein atvinnurekanda, og virka sem hlíf milli þess vanhæfa og þess teymis sem milli-stjórnandinn er yfir. Reynt er að efla milli-stjórnendur sem mest, gefa þeim aukið vægi hjá atvinnurekandanum og sjálfstæði í starfi, og þannig skera á alla mögulega snertifleti sem vanhæfi stjórnandinn gæti haft.

Ef vanhæfi stjórnandinn er æðsti stjórnandi atvinnurekanda er brottrekstur oft erfiður, mannauðssvið vanmáttugt til að grípa inn í, og aðrir stjórnendur oft undirokaðir vegna vanhæfni þeirra eigins stjórnanda.

Því hærra settur sem vanhæfi stjórnandinn er, því erfiðara er að hlífa öllu starfsfólki fyrir mögulegum vandkvæðum, og því mikilvægt að hafa í huga að óháð því hve sterkir milli-stjórnendur munu reynast vera, þá munu afleiðingar vanhæfa stjórnandans ávallt skila sér niður til alls starfsfólks. Er þá mikilvægt að efla allt starfsfólk atvinnurekanda, þar sem sameiginlegt átak alls starfshópsins er nauðsynlegt til að takast á við vandann.

Vanhæfni æðstu stjórnenda og erfiðleikar á inngripi í þeirra málum

Því hærra settur sem vanhæfi stjórnandinn er, því meira ígrip hjá atvinnurekanda hefur viðkomandi og er því oft erfitt að skera alfarið á alla snertifleti við almennt starfsfólk. Almennt starfsfólk mun skynja erfiðleika sinna næstu stjórnenda við að sinna sínu starfi, pirringur getur myndast hjá milli-stjórnendum sem bitnar getur á starfsfólki, sem og eru fáir atvinnurekendur á Íslandi það stórir að alfarið sé hægt að einangra vanhæfan æðsta stjórnanda frá öðru starfsfólki alfarið.

Erfiðara er fyrir mannauðssvið að grípa almennt starfsfólk heldur en milli-stjórnendur, einfaldlega þar sem mestur fjöldi einstaklinga er í þeirra röðum og mannauðssvið af skornum skammti. Því er gott fyrir almennt starfsfólk að hafa eftirfarandi atriði í huga:

• Þegar æðsti stjórnandi atvinnurekanda er vanhæfur í starfi, er mannauðssviðið oft ófært um að grípa inn í nema atvinnurekandinn sé þannig uppsettur að æðsti stjórnandi atvinnurekandans þurfi að svara til stjórnar atvinnurekandans.
• Þó svo stjórn fylgist með störfum æðsta stjórnanda, grípur stjórnin almennt séð ekki inn í störf viðkomandi nema gífurlegt misferli í starfi komi fram eða hneykslismál. Er það þá iðulega ef fyrrnefndar aðstæður hafa ratað í fjölmiðla og eru að hafa áhrif á rekstrargrundvöll atvinnurekanda.
• Mannauðssvið getur ekki óskað eftir inngripi frá stjórn nema hafa til þess nægjanleg gögn til að sýna fram á að nauðsynlegt þykir að stjórn grípi inn í aðstæður. Er því oft undir starfsfólkinu sjálfu komið að kalla eftir inngripi stjórnar.

Hvað getur almennt starfsfólk gert til að vekja athygli stjórnar á vanhæfum stjórnanda?

Einstaka mál eru ekki stjórnar verð þar sem atvinnurekandi á að geta sinnt dags daglegum málum innbyrðis, en samansafn af vandamálum sem upp eru sprottin vegna vanhæfs stjórnanda eru sitthvað sem stjórn verður að grípa inn í með.

Samstaða milli starfsfólks er lykillinn hér, og er mikilvægt að starfsfólk taki sig saman og nýti hvert tækifæri til þess að koma skoðunum sínum um vanhæfni stjórnanda áfram.

• Berist mannauðssviði formlegar kvartanir vegna vanhæfs stjórnanda, ber mannauðssviðinu að koma kvörtuninni áfram til viðeigandi aðila svo að sem best sé hægt að vinna úr henni. Er hér mikilvægt að starfsfólk reyni frekar að koma fram í hópum heldur en sem einstaklingar, þar sem hópurinn hefur bæði hærri og sterkari rödd, sem og veitir hópurinn vernd fyrir einstaklinga gegn mögulegum hefndaraðgerðum.
• Njóti mannauðssvið ekki nauðsynlegs trausts starfsfólks til þess að ganga á eftir málum vanhæfs stjórnanda, er mikilvægt að starfsfólk ekki bara beri fram formlega kvörtun, heldur geri svo skriflega og eigi til sannanlega móttekt frá mannauðssviði því til sönnunar. Sé einhver vafi á að kvörtun sé að skila sér áfram réttar boðleiðir, getur starfsfólk þannig skilað inn kvörtuninni sjálft til stjórnar.
• Atvinnurekendur hafa margar samskiptaleiðir sem starfsfólk getur nýtt til að koma nafnlausum ábendingum fram. Er hægt að óska eftir að senda inn nafnlausa ábendingu um misbresti í starfi vanhæfs stjórnanda til mannauðssviðs, en athuga skal að mannauðssvið er oft heft til upptöku á máli ef ekki fæst formleg kvörtun. Einnig eru atvinnurekendur oft með kannanir eða hugmyndakassa þar sem starfsfólk getur komið kvörtunum áfram nafnlaust.
• Sé mannauðssvið ekki fært um að grípa inn í aðstæður, getur starfsfólk farið þar framhjá og tekið sig saman með því að leggja fram eigin kvartanir beint inn til stjórnar. Einstaklingar geta farið beint til stjórnar og óskað eftir að athugasemdir þeirra gegn stjórnanda sé tekið upp, en gott er að hafa í huga að styrkur felst í fjöldanum og er það ávallt sterkur leikur ef deildir eða hópar meðal atvinnurekandans taki sig saman og óski eftir inngripi stjórnar gagnvart vanhæfum stjórnanda (dæmi um slíkt er t.d. óánægja starfsfólks Hvassaleitisskóla vegna stjórnunarhátta stjórnanda og starfsaðstæðna í skólanum).

Að lokum

Að mörgu er að hyggja er atvinnurekandi finnur sig fastan í greipum vanhæfs stjórnanda. Í hinum fullkomna heimi þá leggjum við okkur öll fram til að veita framúrskarandi þjónustu og framleiðni í starfi, óháð starfstitli. Er því sárt fyrir almennt starfsfólk sem vill gera vel í starfi að sjá stjórnendur komast áfram með neikvæðum vinnubrögðum sem bitnar á starfsfólkinu. Ennþá sárar þykir það vera þegar vanhæfi stjórnandinn kemst sífellt upp með skemmandi vinnubrögð, og neikvæð vinnustaðamenning og erfiður starfsandi fer að einkenna dagleg störf almenns starfsfólks.

Mikilvægt er fyrir mannauðssvið að þekkja merki vanhæfra stjórnenda, og vera á tánum gagnvart öllu starfsfólki svo hægt sé að grípa inn í þegar nauðsynlegt er. En mannauðssvið er af skornum skammti, og því mikilvægt að almennt starfsfólk tilkynni hvers kyns misferli í starfi til mannauðssviðs svo auðveldara sé fyrir mannauðssviðið að finna hvers kyns mein og grípa þar inn í.

En þegar mannauðssvið hefur nýtt öll þeirra tæki og tól til að ganga í málið og engar breytingar eru þar á, er mikilvægt að almennt starfsfólk viti að starfstitill er ekki allt. Atvinnurekandi er ekki einn stjórnandi, heldur allt starfsliðið, og í krafti fjöldans getur starfsfólk haft gífurleg jákvæð áhrif þar sem aðrir koma máttlausir inn.

Stöndum saman fyrir jákvæðri vinnustaðarmenningu, góðum starfsanda, og uppbyggjandi starfsumhverfi.

Höfundur er stofnandi Vinnuhjálpar og sérfræðingur í mannauðsmálum.