„Þau sam­töl eru oft mjög erfið og jafn­vel særandi fyrir um­sækjanda“

Sem meðal annars veltir fyrir sér hvers vegna það þurfi að birta nöfn þeirra sem sækja um störf hjá hinu opinbera.

„Því oft skilar nafnabirting litlu öðru en umræðum á kaffistofunum um að þessi eða hinn hafi verið að sækja um eitthvað starf og við getum náð gagnsæi með öðrum leiðum.“

Fyrir stuttu hélt Mannauður, félag mannauðsfólks á Íslandi, og faghópur um ráðningar hjá ríkinu, málþing um ráðningar og mannauðsmál ríkisins. Yfirskriftin var: Erum við að ráða hæfasta starfsfólkið?

Í dag og á morgun, heyrir Atvinnulífið í tveimur reynsluboltum sem héldu erindi á málþinginu.

Að brjóta fólk niður

Hildur hélt erindi á umræddu málþingi. Yfirskrift erindisins var Eru ráðningar hjá ríkinu sjálfbærar og business wise?

Sem hún telur ekki vera.

„Ég tek það fram að það er mjög margt í ráðningaferli hins opinbera sem er mjög gott og einkageirinn mætti jafnvel taka til skoðunar,“ segir Hildur.

Sem hefur starfað hjá þremur stofnunum og tveimur sveitarfélögum.

Og þekkir málavöxtu því vel.

Þekktasta gagnrýnin á ráðningaferli hins opinbera er fyrrgreind umræða um nafnabirtingu umsækjenda en lagalega er ráðningaferlið í einkageiranum talsvert einfaldara.

„Til dæmis eru almennt teknar umsagnir um sterkustu umsækjendurna í lokin áður en til ráðningar kemur hjá hinu opinbera. Sem umsækjandinn hefur síðan leyfi til að fá að sjá, sérstaklega séu þær umsækjanda óhagfeldar“ segir Hildur og bætir við:

„Þetta þýðir að það getur verið erfitt að fá umsagnaraðila til að segja allt sem þeim býr í brjósti. Og oft kemur í lokin: Ekki hafa þetta eftir mér en….. og síðan bætast við einhverjar upplýsingar.“

Því já; í einkageiranum væri svona samtal tveggja manna tal.

„Hvar stöndum við þá? Að geta aðeins fengið heiðarlegar umsagnir hjá umsagnaraðilum sem eru nógu hugrakkir til að segja það sem segja þarf? “ spyr Hildur og tekur dæmi

„Segjum að umsagnaraðili segi: Já hann/hún er rosalega flottur og góður í mörgu. Í félagsfærni vantar hins vegar mikið upp á. Hafi umsögnin vægi við ákvarðanatöku ber okkur að veita umsækjanda tækifæri til að bregðast við umsögninni,“ segir Hildur og bætir við:

Þau samtöl eru oft mjög erfið og jafnvel særandi fyrir umsækjanda sem oft er búinn að fjárfesta miklum tíma og væntingum í ferlinu. 

Viðkomandi er oft verulega brugðið, kemur jafnvel fram með einhverja óhugsaða skýringu og í framhaldinu eru allir hálf beygðir.“

Hvað með góðu liðsmennina?

Hildur telur innsæi einn mikilvægasta eiginleika stjórnenda.

„Góð teymi á vinnustað eru algjört lykilatriði fyrir góðan árangur og mikil vinna hjá vinnustöðum að byggja upp sterkar liðsheildir. Við samsetningu teyma skiptir gott innsæi stjórnenda miklu máli,“ segir Hildur en tekur dæmi um hversu erfitt það getur verið fyrir stjórnanda að fylgja eftir sínu eigin innsæi

„Segjum sem svo að starf sé auglýst og viðkomandi muni starfa í vissu teymi á vinnustaðnum. Stjórnandinn hefur þá oft tilfinningu fyrir því hvers konar starfsmann væri gott að fá inn í teymið; einhvern sem myndi koma með nýja sýn eða styrkleika til að teymið styrkjast enn frekar auk nauðsynlegrar fagþekkingar. Þarna erum við að tala um eitthvað extra sem getur verið bæði persónueinkenni eða þekking .“

Það sem gerist er hins vegar þetta:

„Þarna er stjórnandinn að nýta innsæið sitt; að máta umsækjendur og nýta sér innsæið sitt til að meta hvert þeirra passar best inn í hópinn. En þótt stjórnandinn átti sig á því hver væri bestur er ekki endilga þar með sagt að hægt sé að ráða hæfan starfsmann sem myndi styrkja liðsheildina. Því ráðningin þarf að endurspegla hæfniskröfur í auglýsingunni og því er lítið sem ekkert svigrúm til að nýta vegvísi eins og innsæið okkar.“

En nú er mikið talað um hversu mikla vinnuvernd opinberir starfsmenn hafa í samanburði við fólk í einkageiranum; ef við erum ekki að ráða hæfasta fólkið og að segja fólki upp er hægara sagt en gert; Er kerfið þá ekki orðið allt of dýrt og mannmargt?

„Reynsla mín er að almennt eru opinberir starfsmenn fyrirmyndarstarfsfólk. En jú; kerfið er dýrt, hvort sem við erum að tala um vinnuna við ferlið, kostnaðinn við að ráða ekki inn hæfasta fólkið og líklega er mesti huldi kostnaðurinn í því ef ekki eru ráðnir hæfustu stjórnendurnir,“ segir Hildur og bætir við:

„Rannsóknir hafa sýnt að kostnaður getur auðveldlega numið árslaunum ef ekki er staðið að réttri ráðningu. Fastráðning er þó ekki gerð fyrr en eftir vissan reynslutíma hjá ríkinu og auðvitað eiga stjórnendur að nýta sér þennan tíma til að fara yfir hvort viðkomandi standi undir þeim væntingum sem gerðar eru og vera þá hugrakkir og bregðast við ef svarið er neikvætt.“

Hildur segir það misskilning að ekki sé hægt að segja upp fólki sem starfi hjá ríkinu. Það ferli sé þó þungt og flókið í vöfum.

„Hjá hinu opinbera þarf að veita skriflega áminningu áður en hægt er að segja viðkomandi upp. Í þessu ferli má ekkert út af bregða; það þarf allt að vera mjög skýrt rétt orðað og andmælaréttur virtur,“ segir Hildur og útskýrir nánar með dæmi:

„Segjum að starfsmaður verði uppvís að óviðeigandi hegðun og hljóti fyrir það áminningu. Síðan brýtur viðkomandi starfsmaður af sér aftur í starfi en það brot er af allt öðrum toga. Þá er ekki hægt að leysa viðkomandi frá störfum á þeim grundvelli þar sem um óskillt brot er að ræða.“

Ha?

Jú sjáðu til: 

Ef stjórnandi veitir starfsmanni áminningu fyrir brot í starfi þá þarf næsta áminning eða uppsögn að vera fyrir sams konar brot eða að minnsta kosti sambærilegt og kom fram í fyrri áminningu. 

Þá tekur ferli að starfsmaðurinn geti andmælt þeirri áminningu sem fyrirhugað er að veita áður en endanleg ákvörðun er tekin.“

Vantar pláss fyrir góðvild

Að mati Hildar sé þetta fyrirkomulag ekki í takt við þann tíðaranda sem nú ríkir í mannauðsstjórnun almennt.

„Það vantar að hleypa góðvildinni inn í þetta. Því auðvitað er mun betri leið fyrir stjórnendur og starfsmenn að setjast saman niður og stjórnandi veiti skýra endurgjöf og gefi viðkomandi tækifæri til að bæta sig.“

Hildur telur margar leiðir færar til úrbóta.

„Það eitt og sér að birta ekki nöfn umsækjenda er líklegt til að tryggja að fleiri hæfir umsækjendur sæki um og þetta er vel hægt án þess að loka fyrir það gagnsæi sem þó þarf að vera. Til dæmis væri hægt að gefa upp hversu margir sóttu um tiltekið starf og hversu margir af þeim umsækjendum töldust uppfylla skilyrði um starfið miðað við kröfulýsingu í auglýsingu. Að birta nöfnin er að gera lítið annað en að búa til samtöl á kaffistofunum.“

Að mati Hildar skiptir miklu máli að halda í þá reglu að opinber störf séu auglýst.

„Að sama skapi skiptir máli að ráðið sé þá í störfin miðað við þann sem telst hæfastur en að ekki sé verið að birta málamyndaauglýsingar og búið sé að ákveða hver á að fá starfið. Það er illa gert gagnvart umsækjendum sem eru að eyða tíma og orku í að sækja um og sóun á tíma og fjármunum.“

Ein leið sé síðan fær hjá ríkinu sem Hildur telur æskilegt að hægt væri að nýta sem úrræði oftar.

„Það eru er leyfilegt að færa fólk til í starfi að vissum skilyrðum uppfylltum. Hins vegar vantar fleiri dómafordæmi því eins og staðan er í dag, er ekki alveg á hreinu hversu langt má ganga. Þetta þarf að skýra.“

Hildur segir ráðningaferlið líka ekki í takt við breytta tíma.

„Gervigreindin er til dæmis þegar mjög hagnýt í ráðningum. Lagalegi ramminn hjá hinu opinbera gerir hins vegar ekki ráð fyrir að mörg slík tól eða verkfæri séu nýtt og því tel ég hið opinbera ekki hafa heimild til að nýta sér gervigreind svo sem við mat við mat á umsóknum eða umsækjendum.“